Списание ГСМ на предприятии

Списание ГСМ на предприятии в первую очередь регулируют Нормы № 43 (т.е. Нормы расхода топлива и смазочныx материалов на автомобильном транспорте, yтв. приказом Минтранса Украины № 43 oт 10.02.98 г.), необходимые предприятиям для контроля зa использованием ГСМ. Обязательным для всех этот документ назвать нельзя и в следующих нескольких абзацах разберемся в обязательности / необязательности и реальном применении этих норм.

Допoлнительно: Скачайте «Справочник бухгалтера»

В общих положениях Норм № 43 пишется, что этот документ предназначeн для планирования потребностей предприятий в ГСМ и контроля зa иx расходованием. В них не укaзано, какие предприятия обязаны Нормы применять, а какие мoгут учитывать положения приказа №43 в качестве рекомендаций.

В преамбуле приказа №36 (Приказ Министерства инфраструктуры Украины oт 24.01.2012г. № 36 «Oб утверждении Изменeний в Нормы расхода топлива . »), внесшего изменения в Нормы № 43, написано, чтo система нормирования расхода ГСМ, описанная в Нормах, предназначена для «предприятий, организаций и учреждений (субъектoв хозяйствования), действующих на территoрии Украины и эксплуатирующих автомобили», то есть для всех украинских предприятий. Этого Минтранса (ныне это Минин-фраструктуры) добивался давно. В письме Государственной администрации автомобильного транспорта N 3623-21/07/19-09 oт 12.08.2009 г. сказано, что этот документ (т.е. Нормы № 43) «предназначен для предприятий, организaций и учреждений (юридических лиц) рaзных форм собственности, действующих на теpритории Украины и эксплуатирующих автомобили», то есть для всех предприятий Украины.

Страницы по теме Списание ГСМ на предприятии (Украина) :

Но, например, ГлавКРУ в письме № 02-14/1232 oт 11.08.2010 г., посвященном списанию ГСМ предприятиями, находящимися в сфере контроля данного управления, пишет, что приказ Минтранса, которым утвержден этот документ, не прошел государственную регистрацию в Минюсте. Поэтому он является обязательным для выполнения лишь предприятиями, учреждениями, организациями, которые находятся в подчинении Минтранса. В письме также указано, что «другими центральными органами исполнительной влaсти, предприятиями, учреждениями, организациями дoлжны быть разработаны собственныe нормативные документы пo нормированию расхода топлива и смазочных материалов в сooтветствии с законодательством».

С момента принятия НКУ в отношении признания в налоговых расходах стоимости использованных ГСМ налоговики продолжают утверждать то же, что и раньше во время дейcтвия Закона о прибыли: нужно использовать Нормы № 43 в качестве ориентира. Об этом они утверждают в Единой базе налоговых знaний (см. подраздел 110.07.20).

Ни старый Закон о налогообложении прибыли, ни Налоговый кодекс Украины не упоминают о необходимости применения норм! Более того, в соответствии c п.5.11 Законa o прибыли установление дополнительных ограничений пo отнесению расходов к состaву валовых, кроме указанных в данном Законе, не разрешалось. Действующий Кодекс, как и Закон о прибыли ранее, не увязывает налоговые расходы с нормами, и похожий п. 140.5 ст. 140 НКУ запрещает устанавливать ограничения, не предусмотренные разделом III НКУ. Кроме того, согласнo пп. 138.12.2 Кодекса в состав налоговых расходов можно включать «расходы хозяйственной деятельности, для которых этим разделом прямо не установлены ограничения по отнесению к составу расходов».

Допoлнительно: Справочник «Автомобиль на предприятии»

Поэтому списание ГСМ на предприятии должно использовать нормы расхода ГСМ для планирования потребности в ГСМ и для контроля зa их расходованием. Предприятия могут, но не обязаны принимать Нормы № 43 за основу. Само предприятие должно разработать свои внутренние документы, устанавливающие нормы списания ГСМ для конкретных автомобилей в конкретных условиях эксплуатации, и в случае постоянного и обоснованного перерасхода ГСМ корректировать эти нормы. Это предусмотрено Нормами № 43, которые дают возможность широкого маневра в этом плане.

Списание ГСМ на предприятии с использованием нормативов состоит из следующих стадий.

Нужно рассчитать нормативный расход ГСМ, который конкрeтный автомобиль должен был израсходовать в течение данного периода в зависимости oт выполняемой им работы и условий эксплуатации.

Погоду в день эксплуатации транспорта можете посмотреть на странице http://meteo.gov.ua/ua/33998/current/archive/ на сайте Украинского гидрометеорологического центра.

На странице Пример списания ГСМ рассмотрен расчет нормативного расхода топлива конкретного автомобиля в конкретных условиях.

В бухгалтерском учете стоимость израсходованных фактически ГСМ списывают с кредита счета 202 «Топливо» в дебет счета который соответствуeт направлению использования автомобиля.

Хотя иногда (например выявлена недостача ГСМ) стоимость перерасхода относят к прочим операционным расходам: дебет 947 «Недостачи и потери oт порчи ценностей» — Кредит 203.
Несущественный перерасход топлива может означать все что угодно (агрессивную манеру вождения конкретного водителя, или же предприятие просто не учло всех конкретных условий, в которых автомобиль эксплуатировался). Согласно пп.3.5.3 Норм № 43, это может привести к повышению потребления топлива на одну треть.

В налоговом учете возможны 2 варианта : осторожный и смелый.

Первый, для осторожных налогоплательщиков: хотя НКУ не устанавливает каких-либо ограничений для признания в составе налоговых расходов тех расходов, которые связаны с приобретением ГСМ, налоговики постоянно настаивают на таком ограничении. Значит, во время проверки, как минимум, придется отвечать на вопросы проверяющих.

Поэтому осторожные налогоплательщики поступают так:

  • Если фактический расход ГСМ не превышает нормативный расход, всю стоимость фактически израсходованных в рамках хозяйственной деятельности ГСМ признают в составе налоговых расходов (ст. 138 НКУ). Вид расходов выбирают в зависимости от направления использования автомобиля (прямые материальные расходы, общепроизводственные расходы, административные расходы, расходы, включаемые в первоначальную стоимость объектов основных средств, и т.п.);
  • Если фактический расход ГСМ превышает нормативный показатель, стоимость ГСМ в пределах нормативного расхода признают в составе налоговых расходов вышеописанным образом, а стоимость перерасхода не отражают в налоговом учете (считая, что сверхнормативный расход ГСМ не связан с хозяйственной деятельностью). Соответственно, в части «входного» НДС, исходя из стоимости перерасходованных ГСМ, признают условную поставку с начислением налоговых обязательств по НДС по цене, не ниже цены их приобретения (п. 189.1 ст. 189 НКУ).

Смелые налогоплательщики всю стоимость израсходованных ГСМ направляют в налоговые расходы. При этом налоговые обязательства по НДС не начисляют.

Первичным документом, на основании которого производится списание ГСМ обычно является путевой лист . Недостатки в заполнении путевого листа могут стать поводом для налоговиков придраться к формированию налоговых расходов.

Учет ГСМ на АТП

В предыдущей статье (см. «ДК» №43/2009) мы рассматривали учет ГСМ на предприятии, занимающемся их реализацией. Сейчас же рассмотрим такой учет на предприятии, использующем ГСМ на собственном или арендованном транспорте. Для примера в качестве субъекта хозяйствования возьмем автотранспортное предприятие.

В Законе об автотранспорте автотранспортные предприятия (автомобильные перевозчики) определены как юрлица, осуществляющие на коммерческой основе или за свой счет перевозку пассажиров или (и) грузов транспортными средствами (статья 1). Приобретение ГСМ автотранспортным предприятием может осуществляться как с оптовых складов, так и через АЗС. Расчет за поставленные ГСМ производится как в безналичной форме по заключенным договорам, так и за наличные (последний вид расчета чаще всего используется водителями предприятия).

1. За наличные средства. Заправка автомобиля за наличные происходит за счет выданных водителю под отчет денежных средств. Первичными документами учета ГСМ, приобретенных водителями за наличные, являются чеки РРО от продавца и отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (называющийся «авансовый отчет») водителя, составленный по форме и в порядке, которые утверждены Приказом №440. Осуществленные расходы подтверждает только чек РРО, оформленный согласно требованиям действующего законодательства. Типовая форма фискального чека РРО утверждена Положением №614. Фискальный кассовый чек должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 3.2 Положения №614, среди которых (кроме количества, стоимости, наименования товара) можно выделить:

1) название и адрес предприятия;

2) ИНН налогоплательщика, а для неплательщиков — ЕГРПОУ или ГРФЛ;

4) общую стоимость приобретенных товаров (полученных услуг) в пределах чека, перед которой напечатаны слова «СУМА» или «УСЬОГО»;

5) для плательщиков НДС отдельной строкой — размер ставки НДС в процентах, общую сумму НДС по всем указанным в чеке товарам (услугам), в начале строки — буквы «ПДВ»;

6) порядковый номер кассового чека, дату (день, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения расчетной операции;

7) фискальный номер РРО, перед которым напечатаны буквы «ФН»;

8) надпись «ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК» и логотип производителя.

Следует помнить, что наличные средства выдаются работнику под отчет на срок, ограниченный п. 2.11 Положения №637 1 . Поэтому водитель должен отчитаться об использовании средств и вернуть неиспользованные средства (или средства, расходование которых не подтверждено документально) в кассу предприятия:

— если они были выданы под отчет на командировку, — в течение 3-х дней после возвращения к месту работы;

— если они были выданы на приобретение горючего, — в срок не более 2-х рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.

1 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. №637.

О налоговых последствиях несоблюдения работником данных сроков — ниже, а вот для работодателя это будет означать штраф в размере 25% от невозвращенной вовремя наличности (п. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. №436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности») и админштраф от 8 до 15 н.м.д.г. (при повторном в течение календарного года нарушении — от 10 до 20 н.м.д.г.), предусмотренный ст. 164-2 КоАП.

Если работник в рамках своих трудовых обязанностей постоянно получает, приобретает по поручению работодателя или перевозит ТМЦ, работодатель имеет право заключить с ним договор о полной материальной ответственности 1 .

2. Безналичный расчет. Приобретение ГСМ с применением безналичного расчета требует от АТП оформлять доверенность на водителя или иное лицо, которое будет получать ГСМ у продавца со склада (п. 2 Инструкции №99 2 ). Действие такой доверенности не может быть более 10 дней с даты ее оформления (п. 8 Инструкции №99).

1 Постановление Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 28.12.77 г. №447/24 «Об утверждении перечня должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятие, учреждение, организация может заключать письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности».

2 Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. №99.

Прием и оприходование ГСМ, поступающих в грузовом транспорте от поставщика, осуществляется на основании ТТН. Типовая форма этого документа утверждена Приказом №488/346, а согласно п. 11 Правил №363 ТТН на перевозку грузов автомобильным транспортом грузоотправитель должен выписывать в количестве не менее 4-х экземпляров. Грузоотправитель также удостоверяет все экземпляры ТТН подписью и при необходимости печатью (штампом).

После приема груза согласно ТТН водитель подписывает все ее экземпляры. Первый экземпляр ТТН остается у грузоотправителя, второй — передается водителем грузополучателю, а третий и четвертый экземпляры, заверенные подписью грузополучателя (при необходимости и печатью или штампом), передаются перевозчику (если доставку ГСМ от поставщика предприятию осуществляло третье лицо — перевозчик). Если в бланке ТТН не умещаются все наименования груза, подготовленного для перевозки, грузоотправитель прилагает к такой накладной документ произвольной формы (приложение к ТТН) с обязательным указанием сведений о грузе (графы 1 — 10 ТТН). В этих случаях в ТТН указывается, что к ней в качестве товарного раздела прилагается документ, без которого ТТН считается недействительной и не может использоваться для расчетов (п. 11.8 Правил №363).

Если ГСМ поступили на АТП от поставщика без сопроводительных документов или при оприходовании обнаружено несоответствие качества и количества запасов данным сопроводительных документов, составляется акт о приеме материалов (ф.№М-7, утвержденная Приказом №193) при участии материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с другими сопроводительными документами передаются: один — в бухгалтерию предприятия для учета движения материальных ценностей, второй — поставщику вместе с письмом-претензией, составленным в соответствии с требованиями ст. 6 ХПКУ.

Отпуск ГСМ со склада транспортного предприятия осуществляется по накладным с измерением отпущенного количества топлива в единицах объема (литрах), масел — в единицах массы (килограммах).

В соответствии с Инструкцией №291 бухгалтерский учет ГСМ на АТП ведется на субсчете 203 «Топливо». По дебету субсчета 203 «Топливо» отражается поступление ГСМ на предприятие, по кредиту — расходование на производство, отпуск (передачу) на сторону, уценка и т. п. Субсчет 203 «Топливо» исходя из потребностей может дополняться новыми субсчетами. Например, субсчет 2031 «Дизельное топливо», 2032 «Бензин» (по маркам) и дальше по видам ГСМ.

При использовании для приобретения ГСМ топливной платежной карточки, полученной от поставщика, следует учитывать и ее. Топливная карточка приобретается и имеет стоимость, равную расходам на ее приобретение, поэтому в бухучете она приходуется на дебет субсчета 22 «Малоценные быстроизнашивающиеся предметы» в корреспонденции с субсчетом учета расчетов с поставщиком ГСМ. В момент отпуска в эксплуатацию топливная карточка списывается по кредиту этого счета по первоначальной стоимости на счета учета расходов. При этом предприятие осуществляет контроль за движением топливных карточек, в частности путем ведения оперативного учета в разрезе материально ответственных лиц, в количественном выражении. В случае возврата в кассу карточки, пригодной для последующего использования, она приходуется по дебету счета 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и кредиту счета 71 «Прочий операционный доход». (Подробнее об учете приобретения ГСМ по платежным карточкам см. в статье Д. Кучерака «Заправка автомобиля по карточкам», «ДК» №30/2007).

Отдельно ведется и бухучет талонов на получение ГСМ на АЗС. В соответствии с Инструкцией №291 1 в бухучете приобретение талонов отражают также по дебету отдельного субсчета 203. Выдача талонов водителям приравнивается к выдаче денежных средств под отчет. В конце месяца водители составляют авансовые отчеты об использовании талонов (количество использованных талонов и полученного по ним горючего определяется на основании отметки в путевом листе о заправке или ведомости с АЗС, где указываются даты заправки, марки машин, количество отпущенных ГСМ).

Списание ГСМ осуществляется согласно фактической стоимости израсходованных ГСМ автомобиля с учетом норм расходов ГСМ на автотранспорте, утвержденных Приказом №43. При отсутствии норм расходов топлива для автомобилей в Приказе №43 их владельцы должны заказывать разработку временных норм в ГосавтотрансНИИпроекте 2 . Самостоятельно устанавливать нормы списания ГСМ путем расчетов, приведенных в Приказе №43, владельцы могут только для газобаллонных, специальных автомобилей и для новых модификаций автомобилей (если существует норма для базового автомобиля).

1 Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.04.99 г. №291.

2 Форму анкеты и объяснения к ее заполнению см. на сайте ДержавтотрансНИИпроекта: www.insat.org.ua.

В бухучете списание ГСМ отражается по дебету счетов 23, 90, 91, 92, 93, 94 в корреспонденции с кредитом счета 203 (см. пример 2).

Предприятия, использующие в хоздеятельности как грузовые, так и легковые автомобили, должны вести отдельный учет ГСМ по каждому виду транспорта. Основным документом, на основании которого списывают ГСМ, является путевой лист. В настоящее время существует несколько утвержденных типовых форм путевого листа:

1) форма №3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля», утвержденная Приказом №74;

2) форма №2-ТН «Подорожній лист вантажного автомобіля», утвержденная Приказом №488/346;

3) форма №1 (международная) «Подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні», утвержденная Приказом №488/346.

Пример 1 Автотранспортное предприятие «ЧП «Магнит» оказывает услуги по перевозке пассажиров. На примере одного маршрута автомобиля данного предприятия покажем, как оформляется путевой лист легкового автомобиля (см. образец) и рассчитывается норма расходов ГСМ по такой поездке.

Согласно п. 4.1 Приказа №43, для легковых автомобилей нормативные расходы топлива рассчитываются по формуле:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х Kе), где:

— нормативный расход топлива, литры, (м3);

Hs — базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км (м3/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

— суммарный корректирующий коэффициент, %.

Базовые линейные нормы расходов топлива для автомобиля марки Chevrolet Cavalier, используемого для перевозок, приведены в приложении А к Приказу №43. Это 10,2 л/100 км. Пробег, как видим из путевого листа, составил 230 км. В примере используем два суммарных корректирующих коэффициента :

1) допустим, что автомобиль использовался в Киеве. Тогда применяется корректирующий коэффициент 15% (пп. 3.1.4 Приказа №43);

2) допустим, что автомобиль используется свыше 8 лет. Тогда следует применять корректирующий коэффициент 5% (пп. 3.1.10 Приказа №43).

Следовательно, нормативный расход топлива для такого автомобиля на этот маршрут составит: 0,01 х 10,2 х 230 х (1 + 0,01 х (15 + 5)) = 28,15 л. Как видим, расчетные данные совпадают с данными измерительных приборов.

Если ГСМ были потреблены сверх норм, то предприятие обязательно должно выяснить причину этого. Например, потребление ГСМ сверх норм можно объяснить техническим состоянием автомобиля, что может подтвердить заключение специализированного предприятия об износе двигателя и, как следствие, повышенном использовании горючего. В данном случае предприятие сможет установить относительно именно этого автомобиля временные индивидуальные нормы использования ГСМ с учетом его технического состояния.

Если технические причины нестандартного потребления автомобилем ГСМ отсутствуют, можно сделать вывод, что потребление ГСМ сверх норм вызвано халатностью или даже кражами работников. С точки зрения действующего законодательства такое потребление сверх норм будет квалифицировано как недостача. Установление факта недостачи оформляется актом инвентаризации и решением инвентаризационной комиссии. По решению комиссии перерасход можно отнести на виновных лиц (субсчет 375 «Расчеты по возмещению нанесенных убытков») или списать за счет собственных средств предприятия, если виновные лица так и не были установлены (субсчет 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей»). Возмещение виновными лицами материального ущерба, нанесенного ими при исполнении трудовых обязанностей, предусмотрено ст. 130 КЗоТ. Такое возмещение может осуществляться в пределах среднего месячного заработка (ст. 132 КЗоТ) или, как предусмотрено ст. 134 КЗоТ, если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, в сумме всего материального ущерба, определенного в Порядке №116 1 .

1 Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. №116.

Следовательно, учет ГСМ ведется по каждому автомобилю отдельно. При этом учитываются количество топлива, которым был заправлен автомобиль, количество израсходованного горючего, а также остаток горючего в баке автомобиля. Этот остаток обязательно указывается в путевом листе — при выезде и при возвращении автомобиля на предприятие. В течение поездки за этот остаток несет ответственность водитель, отправленный в поездку, а после его возвращения и замера остатка в автомобиле — материально ответственное лицо, обеспечивающее сохранность автомобилей на стоянке или в гараже предприятия. Во время инвентаризации остаток горючего в автомобиле исчисляется вместе с остатками ГСМ на складе для определения фактического остатка ГСМ на предприятии.

Теперь остановимся на учете отработанных ГСМ, которому посвящен п. 12 Инструкции №281. На каждом предприятии, использующем ГСМ, возникают их отработанные остатки, то есть ГСМ, которые уже были использованы в определенном технологическом процессе, утратили свои потребительские качества и не могут использоваться в дальнейшем. Такие отработанные ГСМ должны собираться и храниться по группам в отдельных резервуарах, обеспечивающих сохранность их качества, определенного при приемке. Для их оприходования по месту хранения оформляется приходная накладная. Бухучет отработанных ГСМ осуществляется по цене возможной реализации. Оприходование таких ГСМ осуществляется по дебету субсчета 209 «Прочие материалы» в корреспонденции с субсчетом 719 «Прочие доходы от операционной деятельности» (или 746 «Прочие доходы от обычной деятельности»), а списание в результате реализации соответственно по кредиту субсчета 209 в корреспонденции с субсчетом 943 «Себестоимость реализованных производственных запасов».

Остатки отработанных ГСМ отгружаются на предприятия, осуществляющие переработку, утилизацию или уничтожение отработанных нефтепродуктов. Это могут быть как специализированные предприятия нефтепродуктообеспечения, так и обычные АЗС.

На каждую партию отработанных ГСМ, реализуемых для переработки или утилизации, предоставляется расходная накладная с указанием массы и группы отработанных нефтепродуктов. К накладной прилагается паспорт качества, в котором указываются технические характеристики ГСМ. На основании приходных и расходных документов ведется журнал учета приемки и реализации отработанных нефтепродуктов по ф. №19-НП (приложение 20 к Инструкции №281).

Относительно налогового учета расходов на приобретение ГСМ, в зависимости от особенностей хоздеятельности предприятия, существуют следующие варианты списания их в валовые расходы:

1) если ГСМ приобретаются для грузового автомобиля, используемого для предоставления услуг перевозчика сторонним юридическим или физическим лицам либо для перевозки собственных грузов, то расходы на такое приобретение относятся к ВР в полном объеме. При этом отнесение к ВР расходов по приобретению ГСМ не зависит от того, арендует налогоплательщик этот грузовой автомобиль или он ему принадлежит. Однако использование ГСМ в такой деятельности следует доказать. Например, путем оформления договора аренды автомобиля, в котором обязательно указать, что обеспечение автомобиля горючим и прочие расходы по его эксплуатации арендатор осуществляет самостоятельно и за свой счет; договоров о предоставлении услуг по перевозке, ТТН, путевых листов и использования норм списания ГСМ, установленных согласно действующему законодательству. Если же использование ГСМ в хоздеятельности невозможно доказать из-за отсутствия таких подтверждающих документов, то при списании ГСМ их нужно отразить в колонке 4 приложения К1 «Запаси, використані не в господарській діяльності»;

2) если ГСМ приобретаются для легкового автомобиля, используемого для служебных поездок работников предприятия, то расходы на такое приобретение относятся на ВР в 50-процентном размере. При этом налогоплательщик освобождается от обязанностей доказательства связи таких расходов с его хоздеятельностью (пп. 5.4.10 Закона о прибыли). То есть корректировать ВР в зависимости от того, куда этот автомобиль ездил, не нужно. Это касается, по мнению автора, и предприятий, использующих легковые автомобили для предоставления услуг перевозчика (см. письмо ГНАУ от 16.10.2003 г. №4969/X/15-1116). Однако бухучет приобретения, использования и списания таких ГСМ следует осуществлять по общим правилам — это обязанность любого юрлица.

Упомянутое правило применяется и в случае, если работник приобретает ГСМ за свой счет и получает от работодателя возмещение своих расходов по авансовому отчету. Например, в письме ГНАУ от 11.11.99 г. №6568/6/15-1116 указано, что если работник приобретает ГСМ для легкового автомобиля, находясь в командировке, о чем потом подает авансовый отчет, то расходы, которые берет на себя работодатель, утверждая авансовый отчет, попадают в ВР согласно пп. 5.4.10 Закона о прибыли, т.е. в размере 50%. Это происходит потому, что расходы на ГСМ не учитываются в составе командировочных расходов и не включаются в ВР налогоплательщика в составе командировочных расходов, предусмотренных пп. 5.4.8 Закона о прибыли и Инструкцией №59 1 . Следовательно, расходы работника на приобретение ГСМ можно отнести к ВР и освободить работника от уплаты НДФЛ по пп. 4.3.2 Закона о доходах 2 , только оформив приобретение ГСМ как заправку автомобиля, используемого предприятием с хозяйственной целью. Разумеется, такая операция невозможна в случае, если работник заправлял автомобиль, по которому предприятие не заключало никаких соглашений о применении в своей хоздеятельности. В этом случае если предприятие возместит работнику расходы на ГСМ, оно сделает это за свой счет, а сумма возмещения будет считаться дополнительным благом, предоставленным работнику с налогообложением по ставке 15% 3 .

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. №59.

2 По этому вопросу см. письмо ГНАУ от 26.11.2004 г. №10729/6/17-3116.

3 Письмо ГНАУ от 09.12.2008 г. №12119/6/17-0716, см. «ДК» №7/2009.

А вот относительно НДС никаких особых правил нет. При условии документального доказательства расходов и факта использования ГСМ в хоздеятельности НДС по приобретенным ГСМ в полном объеме входит в состав налогового кредита по дате первого события, определенного согласно пп. 7.5.1 Закона о НДС: или по дате списания средств со счета (выписки чека), или по дате получения налоговой накладной по факту приобретения ГСМ.

Пример 2 Транспортное предприятие перечислило сети АЗС аванс за 1000 л дизтоплива по цене 6,90 грн за литр. Общая сумма покупки составляет 6900,00 грн с НДС. Сеть АЗС согласно договору купли-продажи предоставила предприятию 100 талонов по 10 л каждый. В течение месяца по данным путевых листов и ведомостей от сети АЗС установлено, что водители при предоставлении заказчикам транспортных услуг использовали 46 талонов. В бухгалтерском и налоговом учете транспортного предприятия это отражается так, как показано в таблице.

Отражение в учете АТП использования талонов АЗС (к примеру 2)

Гсм за свой счет как списать

Промо-экземпляр журнала «Российский бухгалтер» — журнала для.

Счет на промо-подписку на электронную версию журнала «Кадровый.

Счет на промо-подписку на электронную версию журнала «Российский.

Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-7

Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-6

Типовая межотраслевая форма № ЭСМ-5

1. Когда возникают расходы на ГСМ

Об учете ГСМ сказано много, в том числе и в статьях, представленных на нашем сайте — например, в следующих:

  • «Автомобиль в комплекте с расходами»;
  • «Приобретение ГСМ за наличный расчет»;
  • «Где взять нормы по списанию ГСМ? Разработать самостоятельно!»;
  • «Манипуляции с расходами на ГСМ».

Однако тема эта не теряет своей актуальности, ведь с проблемой учета ГСМ сталкивается практически каждый бухгалтер.

Многие фирмы имеют собственный автотранспорт, и, следовательно, несут все расходы на их содержание, включая расходы на ГСМ.

Другие арендуют автомобили у юридических и физических лиц. В этом случае арендатор обязан взять на себя расходы, связанные с текущей эксплуатацией арендованного имущества, включая расходы на ГСМ.

А вот если фирма пользуется автомобилем сотрудника и выплачивает ему компенсацию за использование его личного транспорта в служебных целях, учесть отдельно расходы на ГСМ уже нельзя — эти расходы включены в сумму компенсации. С этой точки зрения выгоднее заключить с работником договор аренды его автомобиля, выплачивать ему вместо компенсации арендную плату — и тогда все фактические расходы на ГСМ фирма сможет списывать за свой счет. Ведь даже в том случае, если заключен договор аренды транспортного средства с экипажем, согласно ст. 636 ГК РФ расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, включая расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов, несет именно арендатор — хотя, например, расходы на ОСАГО, на ремонт, на оплату труда водителей при аренде транспорта к с экипажем несет арендодатель.

2. А есть ли нормы?

Проблема налогового учета расходов на ГСМ связана с их нормированием. Ведь согласно ст. 252 НК РФ расходы фирмы должны быть экономически обоснованны. А в России, к сожалению, экономическая обоснованность нередко связывается с тем, «укладываются» ли расходы в определенные нормы.

В недавнем письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640 специалисты финансового ведомства вновь вернулись к этой теме, указав, что при определений обоснованности для целей налогового учета произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России.

Однако данная позиция далеко не бесспорна. Начнем с того, что в названии самих Норм четко указано, что предназначены они для автомобильного транспорта — иными словами, данный Руководящий документ Р3112194-0366-03 фактически распространяется только на автотранспортные предприятия. Более того, рассматриваемые Нормы утвердил Минтранс России — а его никто не уполномочивал устанавливать нормы для целей налогообложения! Да, абзаце 2 раздела «Общие положения» Руководящего документа говорится, что данные нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий — однако речь может идти только об автотранспортных предприятиях.

Более того, в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ — на который, собственно, и ссылаются специалисты финансового ведомства и налоговых инспекций, требуя нормировать расходы на ГСМ — речь идет только о нормировании расходов на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (в суммах, установленных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92). Если внимательно читать данный подпункт, можно сделать вывод, что нормирование расходов на содержание служебного транспорта вообще не предусмотрено.

Таким образом, на практике у бухгалтера есть несколько вариантов действий.

Во-первых, можно смириться с ограничениями, выдвигаемыми чиновниками, и признавать расходы на ГСМ в налоговом учете только в пределах вышеуказанных Норм. Тем более, что эти нормы действуют только до 1 января 2008 года.

Во-вторых, можно воспользоваться приведенными выше аргументами и признавать расходы на ГСМ в фактическом размере, не взирая на нормы, установленные отраслевым документом для автотранспортных предприятий. Но в этом случае, скорее всего, придется спорить с налоговыми органами в суде.

В-третьих, можно придумать компромиссный вариант — разработать собственные нормы расхода ГСМ, и руководствоваться ими. В этом случае шансов отстоять свою точку зрения, в том числе и в суде, будет больше, ведь наличие собственных норм будет весомым аргументом в пользу экономической обоснованности понесенных вами расходов на ГСМ.

3. Тонкости учета

Важнейшим нюансом учета ГСМ является то, что бухгалтер не вправе сразу списать всю стоимость приобретенных ГСМ на расходы. Даже в том случае, когда водитель самостоятельно заправился на АЗС (на выданные ему под отчет деньги, при помощи кредитной или топливной карты, по талонам и т.д.), следует сначала оприходовать бензин или дизельное топливо по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо». Ведь некоторое количество бензина остается в бензобаке автомобиля, и теоретически при необходимости его можно слить – например, чтобы заправить другой автомобиль. Поэтому списывать израсходованные ГСМ необходимо на основании путевых листов по мере их фактического расходования.

Конкретный порядок учета зависит от способа заправки автомобилей. Конечно же, организация, являющаяся плательщиком НДС, вправе выделять и предъявлять к вычету суммы «входящего» НДС по ГСМ, если поставщик выделил соответствующие суммы НДС в своих документах. Однако для упрощения примеров будем предполагать, что рассматриваемые нами организации не являются плательщиками НДС.

Некоторые организации имеют собственные заправки. Они закупают бензин оптом, заливают в собственные баки, и затем уже заправляют свои автомобили. В этом случае покупка бензина отражается аналогично покупке любого другого вида материалов.

ООО «Рубин» приобрело партию бензина стоимостью 100 000 руб. В течение месяца в баки автомобилей, принадлежащих ООО «Рубин» было залито бензина на сумму 65 000 руб. В соответствии с путевыми листами фактически израсходовано бензина на 60 000 руб.

Бухгалтер отразит данные операции такими записями:

ДЕБЕТ 10-3, аналитический счет «Бензин в заправке (цистерне) фирмы» КРЕДИТ 60
— 100 000 руб. — оприходован бензин, приобретенный у поставщика;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 100 000 руб. — оплачен бензин;
ДЕБЕТ 10-3, аналитический счет «Бензин в баках автомобилей» КРЕДИТ 10-3, аналитический счет «Бензин в заправке (цистерне) фирмы»
— 65 000 руб. — отражена стоимость бензина, заправленного в баки автомобилей;
ДЕБЕТ 20, 23, 25, 26 и т.д. КРЕДИТ 10-3, аналитический счет «Бензин в баках автомобилей»
— 60 000 руб. — списан израсходованный бензин.

Многие организации выдают своим водителям наличные деньги, чтобы они заправлялись самостоятельно на АЗС и потом предоставляли авансовые отчеты. В этом случае приобретение бензина отражается так же, как приобретение любого другого вида материалов через подотчетное лицо.

Бухгалтер ЗАО «Заря» выдал водителю 300 руб. на приобретение ГСМ. Водитель составил авансовый отчет, к которому приложен кассовый чек АЗС на сумму 300 руб.

В этом случае бухгалтер должен будет сделать такие записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 300 руб. — выдано водителю под отчет на приобретение бензина;
ДЕБЕТ 10-3, аналитический счет «Бензин в баках автомобилей» КРЕДИТ 71
— 300 руб. — отражена стоимость приобретенного через подотчетное лицо бензина.

В случае приобретения талонов для заправки автомобилей порядок учета зависит от вида талонов и момента перехода права собственности на бензин к покупателю. Общим является то, что при приобретении талонов на счет поставщика (АЗС) перечисляются соответствующие денежные суммы. Об этом способе приобретения ГСМ подробно рассказано в статье «Как учесть топливо, приобретенное по талонам».

Бензин может также приобретаться по топливной карте, выдаваемой поставщиком (АЗС). Схема, как правило, следующая — фирма перечисляет поставщику соответствующую сумму, которая «зачисляется» на карту, и потом работники предъявляют данную карту при заправке и производится списание израсходованных средств. В этом случае перечисленная поставщику сумма рассматривается как выданный аванс, а сама карта учитывается в составе денежных документов.

ООО «Магнит» перечислило поставщику ГСМ аванс в сумме 5000 руб. и получило топливную карту, стоимость которой составляет 100 руб. В течение месяца водители ООО «Магнит» заправились по топливной карте на 3000 руб.

В этом случае бухгалтер должен будет сделать такие записи:
ДЕБЕТ 60, субсчет «Предоплата за ГСМ » КРЕДИТ 51
— 5000 руб. — перечислена предоплата поставщику ГСМ (для зачисления на топливную карту);
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 100 руб. — оплачена сама топливная карта;
ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 60
— 100 руб. — получена топливная карта;
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3
— 100 руб. — выдана водителю топливная карта;
ДЕБЕТ 10-3, аналитический счет «Бензин в баках автомобилей» КРЕДИТ 60, субсчет «Расчеты за приобретенные ГСМ»
— 3000 руб. — отражена стоимость приобретенного посредством топливной карты бензина;
ДЕБЕТ 60, субсчет «Расчеты за приобретенные ГСМ» КРЕДИТ 60, субсчет «Предоплата за ГСМ»
— 3000 руб. — произведен зачет соответствующей части предоплаты;
ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 71
— 100 руб. — возвращена водителем топливная карта.

Бензин может также приобретаться по корпоративной карте. Этот вариант схож с приобретением бензина за наличные деньги через подотчетное лицо, с одной лишь разницей, что подотчетное лицо не расплачивается наличными деньгами, а предъявляет пластиковую банковскую карту. Соответственно, оплата бензина производится через банк путем списания средств с карточного счета фирмы. Этот вариант подробно рассмотрен в статье «Учет топлива, приобретенного по картам».

Гсм за свой счет как списать

//Списание происходит по нормам из путевых листов,так? перерасход — не включается в расходы?!//
Списывается меньшее из значений. Если факт меньше нормы — списывается факт, если норма меньше факта — списывается норма. Перерасход в расходы не включается. Можно (если будет на то воля директора) обязать водителя возвращать перерасход топлива.

//А чек есть доказательство выдачи водителю топлива?!//
Да. В чеке указано, сколько топлива и на какую сумму он заправил. Он и в путевом листе в графе «Заправлено, л» должен указать это количество топлива.

//все время у него расход — 10л. независимо от км//
Ну либо авто (спидометр) не исправен, либо водитель заполняет путевые от балды. Скорее всего второе. Заставьте водителя писать в путевых показания спидометра на начало и на конец для и остатки в баке соответственно.
Мы еще на начало месяца фиксировали в акте остатки горючего в баке и показания спидометра.
Опять таки, все зависит от воли вашего директора. Если ему нужен строгий учет ГСМ и чтобы водитель из его кармана не воровал, тогда заставляйте водителя писать все показания. Если путевые нужны абы списать, по подгоняйте километраж под расход топлива.

//списывать каждый день или вконец месяца общей суммой?//
Путевые заполняете за каждый день, когда автомобиль работал. Списывать можно в конце месяца одной суммой (я ведомость в Excel вела, поищите на попрошайке, я вчера єти формы снова скидывала туда)

//А еще у нас нет отметки врача, механика(как быть?!//
Я не знаю, на сколько строго смотрит ваша налоговая на эти отметки. Насколько я знаю, они их никогда не волновали это нужно для ГАИ. Если эти отметки нужны вам, то проще всего заключить договор с какой-нибудь большой фирмой, у которой есть свой врач и механик в штате (типа АТП) и пусть они предоставят вам услуги по ТО и медосмотру водителя (на практике, просто «проштампуют» путевые своими печатями и подписями)

//а чеки с 03.11.11., учет вести с 03.11.11//
Конечно с 03.11. Откуда у вас возьмется ГСМ по состоянию на 25.10.?

Популярное:

  • Юридическая сила брачного договора Какова юридическая сила брачного договора? Соцопросы Какова юридическая сила брачного договора? ВОПРОС : задаёт Геннадий ( 17 июля 2007 года ) Здравствуйте. Собираюсь приобретать жилье по ипотеке. Появилась проблема заключения брачного договора. Вопрос в следующем: возможно ли с его […]
  • Юридическая фирма статья КОНТАКТЫ ДЛЯ ПРЕССЫ Россия, 123100, Москва, 1-й Красногвардейский проезд,15, Башня «Меркурий» Борис Малахов (Партнер) и Илья Ходаков (Юрист) Журнал "Юрист компании" №1, январь 2018 Антон Новосельцев (Старший юрист) Журнал "Арбитражная практика" №9, сентябрь 2017 Александр Попелюк […]
  • Сдача квартиры в наем на авито Сдача квартиры в наем на авито Люблю НМЦ и читаю о нём абсолютно всё Недавно нашла вот такую штуку и решила перепостить её здесь: О, некоторые фдбшники, которые так кричали об отсутствии у Николая международного признания этого не переживут)))) Они так любят этот конкурс, особенно в […]
  • Продажа конфискованного имущества судебными приставами в иваново Последние новости Иваново и Ивановской области Моё ИВАНОВО Создатели этого приложения идеально сымитировали настоящий Viber, в частности, у него стоит значок "Выбор редакции", указано более 500 миллионов загрузок, а также средняя оценка пользователей (4,3 балла). Наш партнер - Google […]
  • На основании какой статьи производится возврат ндфл Заявление на возврат НДФЛ Своим письмом № ЕД-4-3 /[email protected] от 26.12.2012 Минфин РФ и ФНС РФ дают разъяснения о порядке предоставления заявления на возврат НДФЛ (налога на доходы физических лиц). В нашей сегодняшней публикации мы расскажем своим читателям о том, как заполнять данный […]
  • Куда жаловаться на нелегалов Нелегальные мигранты в Москве Особую остроту в последние годы приобрела проблема нелегальной миграции. Число граждан Таджикистана, Узбекистана, Туркменистана и других стран постсоветского пространства, приезжающих в Россию на заработки, растёт с каждым месяцем. Значительная часть […]