Нормы командировочных расходов

Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (выплачивать суточные).

Абзацем вторым этой статьи установлено, что порядок и размеры выплаты суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Таким образом, организации, если она не относится к числу бюджетных, предоставлено право самой устанавливать размер фактически выплачиваемых ее сотрудникам суточных.

Это правило имеет важное значение не только применительно к отношениям между организацией и ее работникам, но и для определения обязанностей фирмы в сфере обязательных платежей.

Теперь рассмотрим вопрос о нормировании суточных применительно к отдельным отношениям по уплате налогов и взносов на социальное страхование.

НДФЛ

В соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 г. N 216-ФЗ с 1 января 2008 года при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. Такие изменения внесены в статью 217 НК РФ.

Напомним, до вступления в силу указанных положений Федерального закона от 24 июля 2007 г. N 216-ФЗ суды последовательно указывали, что НДФЛ не облагалась вся сумма суточных, выплачиваемых в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом фирмы. Такой вывод содержится, например, в решении Высшего Арбитражного Суда РФ от 26 января 2005 г. N 16141/04, постановлениях ФАС Северо-Кавказского округа от 14 августа 2007 г. N Ф08-4842/2007-1877А, ФАС Северо-Западного округа от 23 октября 2006 г. N А56-53705/2005.

Тем не менее, налоговые органы и Минфин России не соглашались с позицией судей (письмо Минфина РФ от 16 февраля 2007 г. N 03-04-06-02/28). Чиновники, необоснованно, на наш взгляд, указывали, что не облагаемыми НДФЛ являлись лишь суммы суточных, которые не превышали лимитов, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 г. N 93 для целей налогообложения прибыли.

В связи с этим работодателям приходилось и, возможно, еще придется (при проверках прошлых периодов) отстаивать свое право не удерживать НДФЛ с предусмотренных внутренними документами компаний суточных в судах.

ЕСН

Согласно статье 238 НК РФ при оплате налогоплательщиком расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы не подлежат налогообложению ЕСН суточные в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Налоговое законодательство не устанавливает специальных норм не подлежащих обложению суточных для единого социального налога, не предписывает руководствоваться при решении этого вопроса нормами суточных для целей НДФЛ или налога на прибыль.

В связи с этим и в настоящее время не утрачивает свою актуальность вывод, сделанный в пункте 6 информационного письма Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. N 106. В этом пункте говорится, что суммы суточных в пределах, установленных внутренними документами организации, не облагаются ЕСН. Этот вывод подтверждается также, например, постановлением ФАС Московского округа от 2 февраля 2007 г. N КА-А41/13885-06.

Взносы на социальное страхование

«Правило для ЕСН» следует распространить и на обложение суточных пенсионными взносами и взносами на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Так, согласно статье 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном -ФЗстраховании в РФ» объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по ЕСН. Таким образом, суммы, не облагаемые ЕСН (в данном случае — суточные в установленных самой организацией размерах), не облагаются и пенсионными вносами.

В свою очередь, согласно пункту 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765 , взносы на страхование от НС и ПЗ не начисляются на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение командировочных расходов в пределах норм, установленных законодательством РФ. Поскольку эти нормы устанавливаются негосударственными организациями самостоятельно (статья 168 ТК РФ), взносами в ФСС РФ не облагаются суточные в пределах, установленных внутренними документами фирм. Этот вывод подтверждается и судебной практикой (постановления ФАС Поволжского округа от 10 июля 2007 г. N А55-18912/06, ФАС Дальневосточного округа от 14 июня 2007 г. N Ф03-А80/07-2/1837).

Налог на прибыль

Неприятным налоговым последствием установления справедливых суточных является то, что вне зависимости от реального размера возмещения прибыль суточные уменьшают лишь в пределах норм, установленных постановлением 08.02.2002 г. N 93 (см. подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Применительно к командировке внутри страны такая норма составляет лишь 100 рублей. При этом отметим, что невозможность учета сверхнормативных суточных при определении базы по налогу на прибыль — дополнительное основание не облагать эти выплаты ЕСН (пункт 3 статьи 236 НК РФ) и взносами на ОПС (см. также письмо УФНС России по г. Москве от 2 июля 2007 г. N 21-11/[email protected]).

Таким образом в настоящее время суточные не облагаются ЕСН и взносами на обязательное пенсионное страхование и страхование от НС и ПЗ в пределах норм, определяемых внутренними документами небюджетной организации.

В доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Прибыль расходы на суточные уменьшают в пределах, указанных в постановлении 08.02.2002 г. N 93.

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Олег Москвитин
NULL

Учет командировочных расходов в 2016 г.

В начале этого года приятной новостью для бухгалтеров стала отмена ряда обязательных документов, которыми раньше оформлялись командировки работников (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 (далее — постановление № 1595)). Летом появились новые изменения, принятые постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. И если по каким-то причинам названные изменения не были учтены в документообороте организации, связанном с командировками, есть повод исправить положение при утверждении соответствующих приказов на 2016 г. А заодно и проверить порядок учета командировочных расходов.

Правовое регулирование

Статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. С 25 октября 2008 г. действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749).

В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего командированными являются представители управленческих служб, но при определенных условиях в командировку могут направляться рабочие и обслуживающий персонал.

В отношении некоторых групп работников трудовым законодательством установлены ограничения в части возможности направления в командировку.

В любом случае не могут быть направлены в командировку:

— беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

— работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ (кроме некоторых групп работников организаций спорта и культуры);

— работники в период действия ученического договора — в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Только с письменного согласия можно направлять в командировку:

— женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку;

— матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

— работников, имеющих детей-инвалидов. В соответствии со ст. 264 ТК РФ гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством (в частности, направление в служебные командировки), распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних;

— работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям организаций. Перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним распорядительным актом организации.

Вопросы возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, регулируются ст. 168 Трудового кодекса РФ, согласно которой в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для расчета размера суточных существенное значение имеет порядок определения длительности командировки. Отдельными пунктами Положения № 749 данные вопросы урегулированы следующим образом:

— срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения;

— днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;

— при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки;

— в случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. То есть в общем случае момент выбытия работника в командировку следует определять не по времени отправления поезда или самолета, а по времени отправления транспорта общего пользования от места проживания или места работы командированного (в зависимости от того, откуда он выезжает в командировку). В тех случаях, когда общественный транспорт ходит не по расписанию, а также тогда, когда командированный работник пользуется личным транспортом или такси, время пребывания в пути до станции или аэропорта, по нашему мнению, следует определять исходя из средней скорости перемещения соответствующего вида транспорта в соответствующих условиях;

— аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы;

— при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются;

— вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. По нашему мнению, в том же приказе (или ином внутреннем нормативном акте), которым устанавливается предельная продолжительность командировок, целесообразно закрепить условия, когда работник может не возвращаться ежедневно к месту постоянного жительства. Разумеется, делать это имеет смысл в отношении только тех населенных пунктов, транспортное сообщение с которыми обеспечивает возможность ежедневных разъездов. При этом целесообразно оговорить возможность возвращаться к месту постоянного жительства в выходные дни (если графики рабочего времени организации, в которую командирован работник, совпадают с графиком той организации, из которой он командирован). Выплата суточных и оплата расходов за наем помещения за эти дни очевидно представляется экономически необоснованной;

— если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в размерах, определяемых в соответствии со ст. 168 ТК РФ.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. Как уже отмечалось:

— днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;

— при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта;

— день приезда работника в место постоянной работы определяется аналогичным образом.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные (надбавки взамен суточных) не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются в общем порядке.

Вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается руководителем организации, в которой работает командированный, с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта «б» пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257» (далее — постановление № 771) с 8 августа 2015 г. в Положение № 749 внесен ряд существенных изменений. Напомним, что постановлением Правительства РФ 29.12.2014 № 1595, вступившим в силу с 8 января 2015 г. были отменены служебные задания, командировочные удостоверения и отчеты о командировках. Изменения, внесенные постановлением № 771 уточняют некоторые формулировки, измененные постановлением № 1595.

Во-первых, в новой редакции изложен абз. 2 п. 3. При этом уточнено, что работник должен направляться в командировку на основании письменного решения работодателя (а не распоряжения, как это было ранее). Таким образом, теперь для направления работника в командировку требуется внутренний акт, подписанный руководителем организации (как правило, приказ или отдельный пункт приказа по кадровым вопросам).

Во вторых, в новой редакции изложен п. 7. При этом детализирован порядок подтверждения факта и срока пребывания командированного работника в пункте командировки (по общему правилу фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам):

— при следовании в командировку и обратно на служебном транспорте организации — фактический срок пребывания в пункте командировки подтверждается так же, как и при следовании в командировку на личном транспорте (порядок установлен постановлением № 1595) — на основании служебной записки, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта);

— при отсутствии каких-либо проездных документов фактический срок пребывания в командировке подтверждается документами по найму жилого помещения в месте командирования;

— при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, фактический срок пребывания может быть подтвержден в служебной записке и (или) ином документе о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащем подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки). То есть в данном случае фактически требуется проставление отметок принимающей стороны, которые ранее проставлялись в командировочных удостоверениях.

В-третьих, признан утратившим силу п. 8, которым Минздравсоцразвития России предоставлялось право определять порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы.

Бухгалтерский учет

Так как командировки назначаются в связи с производственной, служебной или торговой деятельностью, командировочные расходы могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу», 91 «Прочие доходы и расходы»), а также на те счета учета, на которых формируется фактическая себестоимость или первоначальная стоимость приобретенного имущества. В случае когда командированным работником (подотчетным лицом) авансовый отчет представлен на сумму меньшую, чем был выдан аванс, остаток подотчетной суммы должен быть внесен в кассу организации или удержан с сумм начисленной оплаты труда работника. В этом случае надо руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса РФ, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом, как следует из письма Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.

Таким образом, схема бухгалтерских проводок по учету операций с денежными средствами, выданными под отчет командированным работникам, выглядит следующим образом:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса»

— на сумму наличных денежных средств, переданных под отчет командированному работнику;

Дебет 71 Кредит 51 «Расчетные счета»

— на сумму денежных средств, выданных командированному работнику непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте командировки. В первом случае имеется в виду ситуация (не запрещенная гражданским и банковским законодательством), когда чек на получение наличных денег выписывается не на кассира организации, а на командированного работника. Подобная ситуация может иметь место, например, тогда, когда командировка неплановая, а необходимая сумма наличных денежных средств в кассе отсутствует. Вторая ситуация может возникнуть при продлении командировки, либо при необходимости осуществления дополнительных расходов. Аналогичным порядком денежные средства могут зачисляться на банковскую карту работника;

Дебет 10 «Материалы» (или 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей») Кредит 71

— на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов;

Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71

— на сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных командированным работником, а также на сумму командировочных расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства. Стоимость работ и услуг сторонних организаций может быть оплачена работником любого подразделения. Что же касается непосредственно сумм командировочных расходов, то, по нашему мнению, наиболее правомерным является такое списание затрат в том случае, когда для выполнения служебного задания командируется рабочий основного производства;

Дебет 23 «Вспомогательные производства» Кредит 71

— подобное списание сумм произведенных расходов может иметь место в тех же случаях, что и списание расходов в корреспонденции со счетом 20, с той разницей, что расходы относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных производств;

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 71

— на сумму командировочных расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов. Это могут быть расходы в виде оплаты работ и услуг сторонних организаций по содержанию объектов основных средств цехового назначения, а также командировочные расходы цехового персонала (например, мастера или начальника цеха);

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71

— так как чаще всего в командировку направляются работники управленческих служб, такая схема списания подотчетных сумм будет наиболее распространенной. Подобным образом может отражаться оплата работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы (например, коммунальные платежи, оплата юридических, консультационных услуг и т.п.). Оплата командировок персонала управления также списывается по такой схеме;

Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71

— наряду с проводкой в корреспонденции со счетом 26 использование счета учета расходов на продажу, по нашему мнению, имеет наибольшее распространение. Таким порядком могут быть списаны командировочные расходы работников любого подразделения или службы, если они выполняют служебное задание, связанное с реализацией продукции (работ, услуг). Такими расходами могут быть как расходы, связанные с заключением и исполнением хозяйственных договоров, так и представительские и рекламные расходы, а также расходы, осуществляемые в рамках претензионной работы (с поставщиками, подрядчиками, транспортными организациями и т.п.) и мероприятий по разрешению разногласий с контрагентами. Организации торговли и общественного питания в дебет счета 44 могут списывать суммы командировочных расходов любого из работников организации (с распределением по статьям издержек обращения);

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71

— посредством списания сумм командировочных расходов на увеличение прочих расходов осуществляется учет затрат по командировкам, связанным с прочей деятельностью организации, а также по командировкам в связи с чрезвычайными обстоятельствами или ликвидацией их последствий;

Дебет 50 Кредит 71

— на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации;

Дебет 51 Кредит 71

— на сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71

— на сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица.

Работник командирован сроком на пять дней для приобретения материально-производственных запасов. На основании расчета ему выдано под отчет 100 000 руб., в том числе 1000 руб. — суточные за время командировки, 19 000 руб. — на оплату стоимости проезда, 5000 руб. — на оплату проживания, 70 000 руб. — на оплату приобретенных материалов.

По возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет на общую сумму 85 000 руб., в том числе стоимость приобретенных материалов — 60 000 руб., 19 000 руб. — проездные документы, 5000 руб. — за оплату проживания в месте командировки, суточные — 1000 руб. (в соответствии с коллективным трудовым договором). Командировка связана непосредственно с приобретением материалов. В соответствии с учетной политикой организации фактическая себестоимость материалов формируется на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Неиспользованный остаток в кассу не возвращен.

Приведем бухгалтерские записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 100 000 руб. — сумма наличных денег, выданных под отчет;

Дебет 15 Кредит 71

— 60 000 руб. — стоимость приобретенных материалов;

Дебет 15 Кредит 71

— 19 000 руб. — оплата стоимости проезда к месту командировки и обратно;

Дебет 15 Кредит 71

— 5000 руб. — оплата стоимости проживания;

Дебет 15 Кредит 71

— 1000 руб. — начисленные суточные;

Дебет 70 Кредит 71

— 15 000 руб. — неиспользованный остаток подотчетной суммы, удержанный с начисленной оплаты труда командированного работника;

Фактическая себестоимость материалов списывается с кредита счета 15 в дебет счета 10 по завершению всех необходимых операций, связанных с доведением их до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, и, соответственно, учета всех дополнительных расходов.

Налогообложение

Особенности налогообложения командировочных расходов могут возникать при определении налоговой базы и обязательств по уплате НДС, налога на прибыль организаций и НДФЛ.

Особенности налогообложения, связанного с командировочными расходами, ограничиваются вопросом принятия к вычету соответствующих сумм. В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения).

Таким образом, для того чтобы суммы НДС по командировочным расходам могли быть приняты к вычету, необходимо соблюдение стандартных условий:

— командировка должна быть связана с деятельностью, облагаемой налогом;

— суммы налога должны быть выделены в расчетных документах, подтверждающих расходы;

— наличие счета-фактуры или документа, его заменяющего.

Налог на прибыль организаций

Расходы на командировки принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов в соответствии с подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Перечень расходов, относимых к командировочным, соответствует перечню, установленному трудовым законодательством, и не менялся с 2008 г.

Для принятия к налоговому учету командировочных расходов необходимо соблюдение общих условий, установленных ст. 252 НК РФ — экономическая обоснованность и документальное подтверждение. При этом ч. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ специально оговорено, что расходы на командировки могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в частности, приказом о командировке, проездными документами.

Налогоплательщики, использующие метод начислений, признают командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Разъяснения Минфина России

В НК РФ установлены только общие правила признания командировочных расходов для целей налогообложения. На практике нередко возникают вопросы в части подтверждения экономической обоснованности произведенных расходов или их документального подтверждения. В подобных случаях следует руководствоваться разъяснениями, приводимыми в письмах Минфина России (которые нормативными документами не являются, но налоговыми инспекциями, как правило, принимаются к исполнению).

Расчеты с помощью банковской карты

Письмом Минфина России от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106 разъяснено, что в том случае, когда командированный работник использует для расчетов банковскую карту, к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты — квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Специально оговорено, что в том случае, когда оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты уполномоченного банком лица и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Срок нахождения в командировке

Для начисления и выплаты суточных существенное значение имеет срок нахождения командированного работника в месте командировки. По мнению Минфина России, выраженному в письме от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840, в том случае, когда работник следует к месту командирования и обратно к месту работы на служебном транспорте (в связи с чем даты прибытия и выбытия не могут быть подтверждены железнодорожными или иными билетами), подтверждением фактического срока пребывания работника в служебной командировке могут являться любые первичные документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете, которые свидетельствуют о фактическом нахождении работника в пути к месту командирования и обратно. Например, в случае если работник в месте командировки осуществлял иные расходы, связанные со своей деятельностью, подтверждением могут служить документы об оплате таких расходов.

Аналогичное разъяснение содержится в письме Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368 — для ситуации, когда работник следовал к месту командировки и обратно на личном транспорте. В указанном письме дополнительно указано на то, что служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. С учетом изменений, внесенных в п. 7 Положения № 749, служебная записка все-таки может применяться в качестве документа, подтверждающего период нахождения командированного работника в месте командировки, но при наличии дополнительных подтверждающих документов или отметок (на служебной записке) принимающей стороны о прибытии и выбытии работника.

Оплата командировочных расходов работникам других организаций

Письмом Минфина России от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684 разъяснен порядок налогообложения сумм оплаты командировочных расходов работникам сторонних организаций (в частности, членам экспертных комиссий).

По мнению Минфина России расходы на оплату услуг сторонних организаций учитываются для целей налогообложения прибыли организаций при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ и при условии, что они связаны с производством и (или) реализацией.

Вместе с тем НДС, уплаченный такими работниками, вычету не подлежит, так как п. 7 ст. 171 НК РФ позволяет предъявлять к вычету только суммы налога, уплаченные по расходам на командировки, осуществленные только работниками организации.

Не подпадают указанные выплаты и под действие п. 3 ст. 217 НК РФ (то есть облагаются НДФЛ в полном размере и на общих основаниях), поскольку указанные лица не являются сотрудниками данной организации, а также не находятся во властном или административном подчинении организации.

Проезд на такси

Письмом Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 разъяснено, что уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. Кроме того, поскольку в налоговом законодательстве не используется понятие экономической целесообразности и не регулируется порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата.

Время, проведенное в месте назначения

Письмом Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815 разъяснено, что вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

Финансовое ведомство неоднократно разъясняло порядок подтверждения произведенных расходов в случае, если командированный осуществлял переезд перелет на основании электронного билета (авиабилета или железнодорожного билета) (см., в частности, письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187 и № 03-03-07/21188).

По мнению Минфина России, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. То есть документом, подтверждающим для целей налогообложения прибыли произведенные расходы на приобретение железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети, при условии, что в документе указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Письмом Минфина России от 27.05.2013 № 03-03-06/1/18953 разъяснено, что к налоговому учету (в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль) могут приниматься и расходы по оплате однодневной командировки, однако они учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в соответствии с подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В общем случае выплаты в возмещение командировочных расходов подпадают под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, как компенсационные выплаты, прямо установленные законодательством.

Вместе с тем льгота действует в ограниченном размере.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

При определении налогооблагаемой базы по НДФЛ налоговым агентом (работодателем) также должны учитываться разъяснения Минфина России.

В частности, письмом Минфина России от 15.08.2013 № 03-04-06/33238 разъяснено, что при направлении работников в командировку расходы организации по оплате услуг бизнес-зала в аэропорту для указанных лиц, относящиеся к расходам сотрудников на проезд до места назначения, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

При однодневных командировках суточные не выплачиваются. Прочие расходы могут быть возмещены на основании ст. 168 ТК РФ. Письмом Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189 разъяснено, что такие выплаты работнику в возмещение таких расходов могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов. При отсутствии документального подтверждения применяются общие ограничения — не более 700 руб. при командировках по территории РФ и 2500 руб. — при заграничных командировках.

На практике иногда имеют место случаи, когда по окончании командировки работник убывает в очередной отпуск, возвращаясь к месту постоянной работы только по окончании отпуска.

В подобной ситуации суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командировки и от места командировки до места работы не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, а суммы оплаты проезда сотрудников от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства являются экономической выгодой сотрудников и подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Соответствующее разъяснение приведено в письме Минфина России от 08.112013 № 03-03-06/1/47813. Аналогичное разъяснение приведено в письме Минфина России от 16.10.2015 № 03-04-06/59443.

Командировочные расходы — 2017: спорные и рискованные

Каждый бухгалтер знает как важно грамотно оформить командировку, заполнить все командировочные документы, проверить правильность учета командировочных расходов в целях налогообложения. Вам помогут рекомендации, а также подборка писем контролирующих органов по теме командировок.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень командировочных затрат, которые принимаются в расходах в целях налога на прибыль в 2017 году, конкретизирован, но он не является закрытым (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Рассмотрим самые «популярные».

Расходы на проезд к месту командировки и обратно

  • учитываются в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (включая оплату авиабилетов по тарифу «бизнес-класс»; проезд в вагонах повышенной комфортности, имеющих платное сервисное обслуживание)
  • учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование постельными принадлежностями и т.п.

Подтверждение электронного пассажирского авиабилета :

  • маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе;
  • посадочный талон и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета).

Подтверждение электронного пассажирского Ж /Д билета :

  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Электронный билет подтвердят документы:

  • сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета ,
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Наем жилого помещения в командировке

По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Суточные в командировке

Суточные — дополнительные расходы, которые связаны с проживанием вне места постоянного жительства. Ограничения по сумме в законах нет, устанавливается в локальных актах организации. Выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Подробнее про суточные читайте в статье Суточные при командировках в 2016 году: размеры выплат, изменения.

Условиями признания суточных в расходах является подтверждение:

  • производственного характера командировки;
  • продолжительности нахождения работника вне места постоянного жительства согласно (п.7 Положения о служебных командировках)

Определяется на основании:

  1. Проездных документов.
  2. Документов о найме жилого помещения в месте командирования, если работник ездил на личном транспорте и билетов у него нет.
  3. Служебной записки, справки или иного документа принимающей стороны, который подтверждает срок прибытия и убытия командированного работника.
  4. Расчета размера суточных (например, справка бухгалтера), факта получения работником денежных средств (расходный кассовый ордер).

​ Важно: Командировочные расходы, связанные с направлением дистанционного работника в служебную командировку, учитываются по налогу на прибыль в общем порядке в силу того, что 25 глава НК РФ не устанавливает зависимости от способа работы сотрудника (Письмо Минфина РФ от 14.04.2014 № 03-03-06/1/16788).

Прочие расходы в командировке

Контролирующие органы не возражают против включения в расходы следующих затрат (условие — компенсация таких расходов установлена в локальном нормативном акте организации и есть распоряжение руководителя организации о возмещении):

  1. Оплаты услуг VIP-зала аэропорта (Письма Минфина РФ от 05.03.2014 № 03-03-10/9545; от 10.09.2013 № 03-03-06/1/37238);
  2. Стоимость бронирования гостиничного номера, плата за заказ и возврат билетов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2011 № 03-03-06/1/672);
  3. Плата за аренду автомобиля для руководителя во время нахождения в командировке (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.01.2006 № Ф04-9850/2005(19018-А27-15)).
  4. Суммы на проезд в такси к месту командировки и обратно, в том числе в аэропорт, на вокзал, а также непосредственно в месте командировки (Письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720). В расходах затраты на такси учитываются при условии, что они экономически оправданы (например, ранний приезд/отъезд и т.д.). Подтверждение расходов на такси: чек ККТ или квитанция в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Постановлении Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 «Об утверждении Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».
  5. Оплата проезда во время нахождения в командировке проезда на городском транспорте в черте населенного пункта, но при этом Положение о командировке организации не предусматривает возмещения данных расходов. Однако, по мнению контролирующих органов, такие затраты можно учесть в составе командировочных расходов. Для этого в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте организации нужно предусмотреть обязанность работодателя возмещать расходы работника на проезд в городском транспорте, если они обусловлены целью командировки (Письма Минфина России от 21.07.2011 № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246).
  6. Cервисный (комиссионный) сбор организации-посредника, расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов (Письмо УФНС России по г. Москве от 01.07.2010 № 16-15/[email protected]).

Какие затраты рискованно относить на расходы по налогу на прибыль

Первое. Оплата полисов ДМС от несчастных случаев при приобретении авиа — и железнодорожных билетов, которые являются приложением к данным билетам командированным работникам.

Расходы на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте командированных работников также могут быть учтены в качестве командировочных расходов, если коллективным договором или локальным нормативным актом предусмотрено возмещение указанных расходов.

Способ оформления уплаты страховых взносов (на основании отдельного страхового полиса, являющегося приложением к билету, включением сумм взносов в стоимость проездного документа) принципиального значения не имеет. Вместе с тем налоговые органы могут не согласиться с таким способом учета расходов на добровольное страхование от несчастных случаев на воздушном и железнодорожном транспорте при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль .

Второе. Расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (которые включают в себя расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Третье. Суточные, выплачиваемые работнику, направленному в длительную командировку (более полугода).

Мнение 1: в случае если большую часть рабочего времени и большую часть трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работники выполняют в иностранном государстве, фактическое место работы работников будет находиться в иностранном государстве и такие работники не могут считаться находящимися в командировке (Письма Минфина РФ от 28.04.2010 № 03-03-06/1/304, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/[email protected]).

Мнение 2: срок нахождения в командировке определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) и максимальным пределом не ограничен. Следовательно, независимо от длительности нахождения в командировке, работодатель вправе учесть в расходах по налогу на прибыль в части выплат суточных всю сумму, установленную в локальном акте организации (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 23.09.2015 № Ф05-12177/2015 № А40-167292/2014).

Четвертое. Затраты на проживание командированного сотрудника в месте командирования в арендованной квартире, но расходы документально не подтверждены. Однако, имеется судебная практика, которая в качестве альтернативы разрешает учесть в расходах сумму 700 руб. (по России) или 2 500 руб. (по зарубежным командировкам) (Постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59-2701/2009; ФАС Северо-Западного округа от 09.02.2007 по делу № А26-5126/2006-28, Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.06.2008 по делу № А05-4612/2007).

Пятое. Расходы по оплате стоимости билетов к месту командирования и обратно, если даты поездки не совпадают со сроком командировки. Имеются положительные для налогоплательщика разъяснения контролирующих органов и судебная практика (Письма Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800, от 30.07.2014 № 03-04-06/37503; Постановление ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2), однако налоговые органы вправе высказать претензию и запросить пояснения. В данной ситуации многое будет зависеть от причины и количества дней несоответствия.

Шестое. Организация для выполнения работ привлекла сотрудника контрагента, возместила ему затраты по проезду и иные командировочные затраты. Согласно разъяснению Минфина России (Письмо от 24.09.2015 № 03-03-06/1/54684) возмещение командировочных затрат физлицам, не являющимся работниками компании, не учитываются в расходах по налогу на прибыль в силу того, что поездка стороннего специалиста командировкой не считается.

Зарегистрируйтесь на курс «Налог на прибыль для бухгалтеров». Вы научитесь вести учет доходов без ошибок, отражать расходы и определять налоговую базу по налогу на прибыль. А также рассчитывать и уплачивать авансовые платежи и налог, сдавать отчетность, создавать идеальную учётную политику.

Популярное:

  • Коап 196-фз Статья 12.7. Управление транспортным средством водителем, не имеющим права управления транспортным средством Информация об изменениях: Федеральным законом от 24 июля 2007 г. N 210-ФЗ в статью 12.7 настоящего Кодекса внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2008 г. Статья 12.7. […]
  • Герасимов сергей иванович юрист Герасимов Сергей Иванович Биографическая справка С 1971 по 1973 год - старший следователь Усольской городской прокуратуры Иркут­ской области, г. Усолье. С 1973 по 1975 год - старший следователь, прокурор-криминалист прокуратуры Иркутской области, г. Иркутск. С 1975 по 1976 год - […]
  • Размер материнского капитала в 2014 году на второго ребенка Увеличится ли сумма материнского капитала? - У меня на руках имеется государственный сертификат на материнский капитал. Когда я его получала, там была указана сумма 250000 рублей, правда ли, что эта сумма увеличилась? Наталья Иванова. пос. Теткино. На вопросы отвечает управляющий […]
  • Адвокат соловьева людмила александровна Соловьева Людмила Александровна КА" СОЮЗНАЯ КОЛЛЕГИЯ АДВОКАТОВ" Принимает звонки сегодня с 9:00 до 20:00 . Основные специализации: - гражданские дела: 124 - арбитражные дела: 118 - уголовные дела: 228 - сопровождение сделок: 62 Статьи и советы юриста: - статьи: 1 - […]
  • Ст1714 коап рф ч1 Подсудность при обжаловании постановления о привлечении АО к административной ответственности в какой суд подается жалоба на постановление судебного пристава о привлечении акционерного общества к административной ответственности по ч.3 ст.1714 КоАП РФ? (В Арбитражный суд или в суд общей […]
  • Материнский семейный капитал в 2012 ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ПРО НОВЫЙ ЗАКОН О ПЕНСИЯХ 14 сентября 2012 С 2007 года женщины вправе получить материнский капитал на второго рожденного или усыновленного ребенка. Однако оказание такого вида государственной поддержки содержит ряд обязательных условий и ограничений. Именно они порождают […]