Оглавление:

Отчетные документы за проживание в гостинице

После командировки работник обязан подвердить расходы по найму жилья. Посмотрим, какие необходимы отчетные документы за проживание в гостинице и как они должны быть оформлены.

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и проживать. В соответствии с Постановлением № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», сотруднику заранее выдаются денежные средства, за которые впоследствии, конечно же, необходимо будет отчитаться. Именно для этого потребуются отчетные документы за проживание в гостинице для подтверждения обоснованности командировочных расходов, в данном случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник имеет право на возмещение расходов по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным договором на предприятии или иными локальными нормативными актами. В постановлении никаких разъяснений по этому поводу не дается.

Таким образом, законодатель дает возможность администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных расходов. При этом стоит учитывать, что на основании данных документов предприятию придется отчитываться перед налоговой инспекцией по налогу на прибыль и подтверждать деловой характер расходов (расходы на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, так как в этом случае деятельность учреждения финансируется из федерального бюджета. Как правило, установлены определенные лимиты затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.

Также в постановлении о командировках указано, что если работник имеет возможность возвращаться ежедневно с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, расходы на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заранее индивидуально по согласованию с руководителем. Оплата проживания в гостинице в командировке работником должна производиться очень внимательно, так как за эти траты придется отчитываться, это необходимо запомнить.

Где сотрудник может проживать

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

  • гостиницу, отель;
  • служебную квартиру;
  • арендованную квартиру;
  • жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, поэтому аванс должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен предоставить

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

  • счет из гостиницы. Чек об оплате услуг надо предоставлять обязательно, именно этот документ подтверждает поступление средств в кассу или на счет. В счете надо обязательно указать реквизиты отеля полностью, фамилию, имя и отчество проживающего, стоимость номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также могут быть оплачены, кроме расходов на обслуживание в ресторане или баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому подобных трат, которые вряд ли руководитель признает необходимыми, если это не оговорено заранее. Так, командировочный может купить дорогие продукты из мини-бара, например, но только за свой счет;
  • договор об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
  • в случае предоставления служебной квартиры, как правило, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной или безналичной форме, способ расчета и дополнительные траты лучше заранее согласовать с руководителем, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, например, если гражданин менял место проживания.

Подтверждение проживания в гостинице в командировке

Документ : Какие документы подтверждают расходы на проживание в гостинице

Какие документы подтверждают расходы на проживание в гостинице

ВОПРОС: Работники предприятия ездят в командировки по Украине. Как правило, за проживание в гостиницах выдают счета и чеки РРО, но бывает, что командированные получают только счета на оплату или же гостиничные квитанции. Имеет ли право предприятие возмещать работнику затраты на проживание на основании счетов или гостиничных квитанций, то есть без фискального чека, и относить эти расходы к валовым?

ОТВЕТ: В этой ситуации нам предстоит ответить на два вопроса: какие документы нужны для возмещения затрат на проживание командированному лицу, а какие — для отнесения их к валовым расходам?

Руководствуясь пунктом 1.6 раздела 1 Инструкции о командировках, предприятие вправе возмещать командированным работникам расходы по найму жилья в размере фактических затрат с учетом бытовых услуг, которые предоставляют гостиницы (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды), за пользование холодильником, телевизором только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Это же условие для включения расходов по найму жилья в валовые предусмотрено и подпунктом 5.4.8 Закона о прибыли.

Мы видим, что нормативные документы единодушны в том, что возместить работнику затраты по найму жилья в командировке и отнести их к валовым расходам можно лишь на основании предоставленных им оригиналов документов, подтверждающих получение услуг (счет) и их оплату.

Теперь рассмотрим, какие именно документы можно назвать подтверждающими. Прежде всего напомним, что с даты вступления в силу изменений, внесенных в Инструкцию о командировках приказом Министерства финансов от 04.03.03 г. N 179, то есть с 11 апреля текущего года, подтверждающими документами являются расчетные документы, оформленные согласно Закону о РРО* и Закона о прибыли.

Итак, возможны три варианта оформления гостиничных документов.

1. Гостиничные услуги предоставляет юридическое лицо. Документом, удостоверяющим получение денежных средств за такие услуги, может быть:

— фискальный кассовый чек для тех, кто, согласно статье 1 Закона о РРО, должен применять РРО;

— квитанция к приходному кассовому ордеру, выписанному и заверенному печатью в установленном порядке** (пункт 1 статьи 9 Закона о РРО).

2. Гостиничные услуги предоставляет субъект предпринимательской деятельности (далее-СПД)-физическое лицо, доходы которого облагают по общей системе налогообложения. Документом, удостоверяющим получение денежных средств за эти услуги, будет только фискальный кассовый чек (статья 1 Закона о РРО).

3. Сложнее обстоит дело с собственниками гостиниц физлицами-единщиками. Они, следуя пункту 6 статьи 9 Закона о РРО, освобождены от применения РРО и ведения расчетных книжек. «Но ведь какой-то документ они должны вы дать?» — спросите вы. Да, должны. Во избежание штрафных санкций, предусмотренных Указом***, СПД, осуществляющие расчетные операции в наличной форме, при продаже това ров (предоставлении услуг) должны предоставить покупателю товаров (услуг) по его требованию чек, накладную или другой платежный документ, который бы подтверждал полу чение продавцом денежных средств от покупателя.

Таким образом, вэтом случае подтвердит оплату документ. выписанный предпринимателем в произвольной форме.

Советуем проследить, чтобы в нем обязательно была информация о СПД (фамилия, идентификационный номер, серия и номер свидетельства об уплате единого налога), дата и место составления документа, наименование услуги, фамилия жильца, количество дней проживания, стоимость проживания за одни сутки, общая стоимость полученных услуг или другая информация (например, сведения о дополнительных услугах, таких, как стирка, утюжка и т.д.).

Вероятно, ваш работник, находясь в командировке, видел оригиналы документов о регистрации СПД и уплате налога, но поверит ли Вам на слово проверяющий — неизвестно.

В связи с этим командированному нужно попросить копии этих документов и отдать их бухгалтеру вместе с авансовым отчетом.

И в заключение рекомендуем нашим уважаемым читателям: перед отъездом работника в командировку непременно проинструктируйте его о тех документах, которые он должен привезти, чтобы подтвердить свои затраты. Иначе Вам будет нелегко доказать свое право на валовые расходы.

* — 3акон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции от 01.06.2000 г. N 1776-III.

** — В настоящее время, а именно с 1 ноября 2001 года, при предоставлении юридическим лицом услуг применение РРО вовсе не обязательно.

*** — Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. N 436/95.

«Все о бухгалтерском учете» N 39(827), 22 апреля 2003 г.
Подписной индекс 35200

Подтверждение проживания в гостинице в командировке

Под рубрикой «Эксклюзив» «ДК» печатает письма, самостоятельно раздобытые нами в недрах различных ведомств. Таким образом, наши читатели узнают о них первыми. Ниже приводим письмо Минфина и комментарий к нему о необходимости именных документов, подтверждающих расходы на жилье в командировке.

О расчетных документах

Письмо Минфина Украины от 14.02.2001 г. №041-407-107/12-157

Министерство финансов рассмотрело письмо относительно документов, подтверждающих расходы работника на наем жилья во время командировки, и сообщает.

Согласно подпункту 5.4.8 статьи 5 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий», документами, подтверждающими расходы на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), наем других жилых помещений, являются счета из гостиниц (мотелей), или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

Учитывая указанное, а также положения Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» и действующего законодательства по вопросам служебных командировок, по мнению Министерства финансов, документом, подтверждающим расходы на наем жилого помещения, должен быть расчетный документ (напечатанный регистратором расчетных операций или заполненный вручную), в котором указана фамилия работника, направленного в командировку, срок проживания и стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице (мотеле), или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

Заместитель министра В. МАТВИЙЧУК

История вопроса

При расчете аванса денежных средств и приеме отчета направленного в командировку работника предприятия первоочередное внимание уделяется документальному подтверждению соответствующих расходов.

Принадлежность осуществленных командированным работником фактических затрат направившему его предприятию должна подтверждаться соответствующими первичными документами. Правовое поле в отношении содержания этих документов в свое время регламентировалось документами Госкомтуризма и Госстроя Украины.

Обязательных форм счетов гостиниц не определено

В Письме Минфина Украины от 27.04.2000 г. №16-102-56/11-2563 «О возмещении затрат на командировки» высказывалось мнение этого ведомства о том, что подтверждающим документом для возмещения затрат на наем жилого помещения может стать документ, в котором указывается фамилия работника, направляемого в командировку, срок и стоимость проживания. В этом письме делалась ссылка на Приказ Госкомтуризма и Госстроя Украины от 30.12.97 г. №65/63 «Об утверждении форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины и Порядка использования и заполнения форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины».

Однако в настоящее время, согласно приказу Госкомтуризма и Госстроя Украины от 24.07.2000 г. №160/1261, указанные выше формы учета и отчетности и порядок их заполнения отменены. Таким образом, после такого решения единственным нормативным документом, регламентирующим требования к содержанию и форме документов по подтверждению проживания командированного в гостинице, является Закон Украины от 21.12.2000 г. №2156-III «О внесении изменений в Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг».

В связи с такими обстоятельствами возникает несколько вопросов.

Во-первых, следует ли субъектам предпринимательской деятельности руководствоваться письмом Минфина Украины от 27.04.2000 г. №16-102-56/11-2563 в связи с отменой нормативных актов, на которые в нем имелась ссылка?

Во-вторых, каким документом должны подтверждаться оказанные гостиницей услуги для компенсации работнику предприятия соответствующей суммы денежных средств и отнесению ее на валовые затраты?

В-третьих, какие реквизиты должен содержать этот документ?

Определенную ясность вносит комментируемое письмо Минфина Украины от 14.02.2001 г. №041-407-107/12-157.

Суть нововведения

Содержание этого письма Минфина затрагивает интересы двух сторон получения и оказания услуг по проживанию работника.

Первой стороной является предприятие, работник которого пользуется соответствующими услугами по размещению и проживанию и для подтверждения факта получения услуг обязан получить от гостиницы соответствующий документ. Подпунктом 5.4.8 Закона Украины от 22.05.97 г. №283/97 «О налогообложении прибыли предприятий» предусмотрено наличие у командированного счетов гостиниц, мотелей о проживании работника и оказании ему услуг, связанных со служебной командировкой. Однако форма и обязательные реквизиты таких документов, составляемых гостиницей, которые бы позволили гарантированно отнести расходы к валовым затратам предприятия, нормами налогового законодательства не установлены.

Второй стороной является предприятие, оказывающее гостиничные услуги работнику по его размещению, бронированию, проживанию, телефонной и иной связи, хранению его вещей, стоянке автомобиля и т. д. В соответствии с Законом Украины от 21.12.2000 г. №2156-III «О внесении изменений в Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее — Закон №2156), передача прав собственности от продавца покупателю, т. е. факт предоставления услуг, осуществляется на основании составляемого этой стороной расчетного документа.

В соответствии с Законом №2156, расчетным является документ установленной формы и содержания, подтверждающий факт оказания услуг и получения взамен денежных средств. Расчетными документами могут быть такие документы: кассовый чек, товарный чек, расчет, квитанция, проездной документ и т. д.

Гостиница должна выдать кассовый чек, но в нем нет фамилии командированного

Гостиницы, мотели не входят в число оказывающих услуги предприятий, оговоренных Перечнем отдельных форм и условий ведения деятельности в сфере торговли, общественного питания и услуг, при которых разрешено производить расчетные операции без применения регистраторов расчетных операций с использованием расчетных книжек и книг учета расчетных операций, утвержденным постановлением КМУ от 23.08.2000 р. №1336 (см. «ДК» №6/2001). Поэтому в них расчетные операции должны сопровождаться выдачей кассового чека.

Поскольку форма кассового чека не предусматривает заполнения сведений о потребителе услуг, для получения документа, на основании которого можно учитывать затраты, по нашему мнению, можно составить отдельный документ, например квитанцию об оказанных услугах с указанием в ней необходимых сведений (фамилии проживающего, времени проживания, содержания и стоимости оказанной услуги про проживанию работника и иных услуг в гостинице).

Использование же товарного чека в определенных случаях предусмотрено Приказом ГНА Украины от 12.01.2000 г. №614 «Об утверждении нормативно-правовых актов к Закону Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг».

На практике могут возникать определенные противоречия, когда, например, работники гостиниц из-за нежелания выполнять не предусмотренную их служебными обязанностями работу будут отказываться от проставления вручную в документах предусмотренных письмом №16-102-56/11-2563 дополнительных реквизитов. Отметим, что такой отказ не имеет юридических оснований, поскольку Законом №265/95 предусмотрено заполнение расчетного документа не только машинным способом, но и вручную.

Запись от руки на кассовом чеке, даже заверенная печатью, не предусмотрена Законом №2156, потому не имеет юридической силы для предприятия.

Не забывайте получить в гостинице подтверждение проживания

Важно указать несколько практических последствий выполнения рекомендаций, содержащихся в комментируемом письме Минфина №041-407-107/12-157. Указание в документе фамилии командируемого работника предприятия имеет отношение, разумеется, не только к отражению расходов в составе валовых расходов, т. е. налоговому учету, но и к формированию затрат предприятия (ведение бухгалтерского учета), а также проведению расчетов с подотчетным лицом предприятия. При этом возможна оплата стоимости проживания по более высоким расценкам, чем указано в расчетном документе, например, предприятие самостоятельно устанавливает более высокую предельную величину расходов на наем жилья для своего работника.

Такие затраты попадают в объект обложения подоходным налогом с соответствующими начислениями подоходного налога командированного работника и проведением отчислений (и удержаний) в социальные фонды. Такие расчеты предстоит осуществить бухгалтерии предприятия при отсутствии указанной в письме Минфина №041-407-107/12-157 отметки на документе в отношении полной величины указанных в нем затрат.

Целесообразно проинструктировать командируемых работников о том, чтобы при предоставлении им услуг они требовали расчетные документы от администрации гостиницы и чтобы в соответствующих расчетных документах, прилагаемых к отчетам о служебных командировках, проставлялась фамилия работника, сроки проживания и стоимость услуг, которые ему оказаны. Уведомления об осведомленности работника о дополнительных требованиях к такому документу могут быть зафиксированы в приказе о направлении работника в служебную командировку, приказе (инструкции) об оформлении расчетов с подотчетным лицом и др. Бухгалтеры, принимающие авансовые отчеты, теперь будут контролировать наличие первичного документа с указаниями в подлиннике.

Кроме того, требования по отражению в расчетных документах по предоставлению работ (оказанию услуг) фамилии физического лица — субъекта предпринимательской деятельности предусмотрено и соответствующим письмом налогового ведомства — см. комментарий в «ДК» №8-9/2001, с. 119-120. По нашему мнению, данное требование распространяется и на работников предприятия.

Наши рекомендации

Комментируемое письмо Минфина носит рекомендательный характер в отношении подтверждения затрат, входящих в валовые расходы предприятия.

Для устранения повода к возможному предъявлению претензий к предприятию со стороны проверяющих органов относительно занижения налогооблагаемой прибыли рекомендуем согласиться с мнением Минфина, высказанном в комментируемом письме №041-407-107/12-157, и получать от оказавших им услуги предприятий документы, удостоверяющие факт оказания услуг, с записью в них сведений о работнике предприятия.

Счет формы №4-г с чеком ЭККА служит «железным» основанием для списания расходов на гостиничные услуги при командировках

Для того, чтобы, в соответствии с подпунктом 5.4.8 Закона Украины от 22.05.97 г. №283/97-ВР «О налогообложении прибыли предприятий», списать на валовые расходы издержки на командировку физических лиц, состоящих в трудовых отношениях с таким налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах фактических расходов командированного лица, на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счетам расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), необходимо иметь соответствующие документы.

Несмотря на отсутствие для гостиниц обязательных документов, в которых указана фамилия командированного лица, выход у гостиниц и бухгалтеров есть.

Дело в том, что существует Инструкция о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг в ГП «Укркоммунобслуживание» (гостиничный комплекс «Предслава»), утвержденная приказом Госстроя Украины от 13.10.2000 г. №230 (см. «Документы для работы» №49/2000). В соответствии с приказом, утвержденные формы документов первичного учета рекомендуются для применения гостиничными предприятиями Украины независимо от подчинения и формы собственности.

Приказом предусмотрена выдача гражданам, в том числе и командированным, формы №4-г «Счет», применяемой при оформлении расчетов с гражданами за основные и дополнительные услуги, полученные в гостинице. Форма используется при любой форме обработки документа (электронной, ручной) и при любом виде расчета (наличном, безналичном). Разумеется, это рекомендация (Инструкция даже не зарегистрирована в Министерстве юстиции), но для того, чтобы не потерять клиентов, которыми являются командированные, гостиницы должны активно пользоваться Инструкцией. Поэтому проблема, описанная в письме Минфина, легко решается при помощи счета формы №4-г, который определен Инструкцией.

Гостиницы, не желающие пользоваться данной Инструкцией, могут применять форму счета (форма №4-Г) из отмененного Приказа Государственного комитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины и Государственного комитета Украины по туризму от 30.12.97 г. №63/53 «Об утверждении форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины и Порядка использования и заполнения форм документов строгой отчетности и первичного учета в гостиницах Украины», но не как бланка строгого учета, а обычного первичного документа. Имеются неединичные случаи использования квитанций времен СССР или самостоятельно разработанных форм квитанций (счетов). Главное — чтобы эти документы были заверены гостиницей, тогда никаких проблем при списании гостиничных услуг на валовые расходы возникнуть не должно.

Командированный работник «остановился» у предпринимателя: риск или норма?

Яна Клыженко,
эксперт газеты «Бухгалтерия: бюджет»

Работник по возвращении из командировки предоставил Отчет об использовании средств и чек на сумму 840,00 грн, подтверждающий проживание в гостинице физлица-предпринимателя (в нем указано «Плата за послуги проживання»; 4 суток по 210,00 грн). Можно ли компенсировать работнику такие расходы? Нужно ли затребовать от предпринимателя документы для заполнения формы № 1ДФ?

Возможность проживания работников бюджетных учреждений в период командировки у физлиц-предпринимателей (далее — ФЛП) всегда вызывает вопросы. Давайте разбираться.

Можно ли «остановиться» у ФЛП? Работодатель возмещает командированному работнику фактические расходы на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания (п. 5 разд. II Инструкции № 59 1 ):

  • при наличии подтверждающих документов (в оригинале);
  • в пределах нормы расходов на наем жилого помещения (по Украине этот показатель составляет 250,00 грн. без НДС в сутки). Расходы, превышающие эту сумму, могут возмещаться с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов.

Как видите, нет ограничений в выборе субъектов, у которых командированный может нанимать жилье. А значит, работник вполне может проживать в период командировки в гостинице (мотеле) ФЛП. Более того, считаем, что он вправе даже арендовать квартиру у предпринимателя: ведь нормативные документы четко указывают, что компенсации подлежат в том числе расходы на наем «другого жилого помещения». Единственное, что нужно, это вписаться в стоимостные ограничения и предоставить оригиналы подтверждающих документов.

«Расходное» алиби Командировочные расходы работнику возмещают на основании:

  • Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом МФУ от 28.09.2015 г. № 841 2 );
  • оригиналов первичных документов, подтверждающих расходы.

Какие документы подтверждают проживание работника в гостинице ФЛП? У субъектов, использующих регистратор расчетных операций (далее — РРО), таковым является фискальный расчетный чек. Если же это субъект хозяйствования, не применяющий РРО, то расчетный документ может оформляться в произвольной форме в виде товарного чека или квитанции об оплате (с указанием в них «Послуги проживання»). В этом случае обязательно, чтобы такой документ содержал:

  • основные реквизиты расчетного документа 3 ;
  • все реквизиты первичного документа.

Учитывая требования нормативных актов, считаем, что расчетный документ за предоставленные услуги проживания должен содержать:

1) наименование документа;

2) данные о лице, составившем документ (Ф. И. О. физлица-предпринимателя; регистрационный номер учетной карточки плательщика налога);

3) информацию об услуге (название, цена и стоимость, адрес предоставления);

4) дату и подпись лица, принявшего оплату.

ВАЖНО! Предприниматели, как правило, предоставляют расчетные документы «по требованию». Поэтому рекомендуем заранее проинформировать работников о необходимости требовать расчетные документы (иначе проживание в гостинице предпринимателя будет «за счет работника», т. е. расходы на проживание ему не компенсируют).

Как видно из условия вопроса, именно такие документы и предоставил ваш работник. Делаем вывод: у работодателя достаточно оснований, чтобы компенсировать расходы на наем жилья у ФЛП. Остался лишь вопрос с внесением информации о предпринимателе в Налоговый расчет по форме № 1ДФ.

Форма № 1ДФ без предпринимателя Действительно, доходы, начисленные (выплаченные) налоговым агентом ФЛП (независимо от выбранной системы налогообложения), необходимо отражать в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «157». Но! Если за жилье платит непосредственно командированный работник (рассчитывается наличными или личной платежной карточкой), а работодатель только компенсирует ему понесенные расходы, работодатель не является налоговым агентом по отношению к такому ФЛП. Получается, что доход предпринимателю выплачивает обычное физлицо (не налоговый агент). И тот факт, что работнику эти денежные средства учреждением потом будут возмещены, никакой роли не играет. Такой позиции придерживаются и налоговики в разделе 103.25 ЗІР (и хотя в консультации говорится о ФЛП-единоналожниках, считаем, что вывод справедлив и для предпринимателей на общей системе налогообложения).

ЦИТАТА: «Поскольку ЮЛ только компенсирует расходы работника на командировку, то отражать в Налоговом расчете по ф. № 1ДФ уплату работником средств за предоставленные в командировке физическим лицом — предпринимателем — плательщиком единого налога услуги такое ЮЛ не обязано 4 ».

Следовательно, в вашем случае сведения о ФЛП в форме № 1ДФ вы не отражаете.

НА ЗАМЕТКУ. Если за услуги платит работодатель (по безналичному расчету), то от ФЛП-контрагента дополнительно нужно получить копию извлечения из Госреестра. Этот документ позволяет не начислять единый соцвзнос и не удерживать налог на доходы физлиц и военный сбор с дохода, начисленного (выплаченного) ФЛП. Если доход выплачиваете единоналожнику, то и вовсе достаточно интернет-проверки на дату выплаты дохода в Реестре плательщиков единого налога на сайте ГФСУ (такая консультация приведена в разделе 107.12 ЗІР). Если документы получены, то сумму дохода показываете в графах 3а и 3 формы № 1ДФ с признаком дохода «157». В графах 4а и 4 ставите прочерк (нули).

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ-от 13.03.1998 г. № 59.

2 Внимание! С 19.04.2016 г. форма Отчета изложена в новой редакции. Подробно об этом читайте в газете «Бухгалтерия: бюджет», № 15/2016, с. 4.

3 О товарных чеках произвольной формы налоговики говорят в разделе 109.10 Общедоступного информационно-справочного ресурса Государственной фискальной службы Украины (далее – ЗІР; http://zir.minrd.gov.ua). Тут же они дают рекомендации, касающиеся «начинки» такого документа

4 Заметьте, что в этой консультации налоговики ссылаются на п. 177.8 НКУ, в соответствии с которым от предпринимателя нужно получить копию документа, подтверждающего его госрегистрацию. Но! Во-первых, эта норма касается общесистемщиков, а во-вторых, как следует из общего вывода консультации, она тут вообще лишняя. Следовательно, считаем, что такой документ не нужно получать от предпринимателя (как единоналожника, так и общесистемщика).

Какие документы можно принять от сотрудника, вернувшегося из командировки, для подтверждения оплаты услуг гостиницы?

Сотрудник находился в командировке. После прибытия представил договор на услуги размещения в гостинице, квитанцию приходного ордера и счет на размещение в гостинице. Можем ли мы принять к оплате представленные документы? Наше учреждение финансируется за счет средств федерального бюджета.

Бухгалтер казенного учреждения, г. Пермь

Общие правила направления работников в служебные командировки установлены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в соответствии с ними работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. При этом в общем случае размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета” (далее – Постановление № 729) возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При этом в соответствии с п. 3 Постановления № 729 расходы, превышающие установленные размеры, могут возмещаться за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику на основании предъявляемых им подтверждающих документов (счетов гостиниц, чеков контрольно-кассовых машин и т. п.) со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются на основании отметок в командировочном удостоверении и (или) иных документов.

При оформлении проживания в гостинице командированному работнику должна быть выдана квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать (п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490,далее – Правила № 490):

— фамилию, имя, отчество потребителя;

— сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

— цену номера (места в номере);

— другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

При этом Правила № 490 не содержат требования об обязательном указании в данном документе (квитанции, талоне и т. п.) каких-либо иных реквизитов (например, адреса исполнителя).

Счет, выданный гостиницей, можно считать документом, подтверждающим факт оказания услуг, он служит достаточным основанием для санкционирования оплаты денежных обязательств (подп. 15 п. 5 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России от 01.09.2008 № 87н).

В том случае, когда гостиница не использует контрольно-кассовую технику (ККТ), должен выдаваться бланк строгой отчетности (БСО). Право отказаться от ККТ предоставлено п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт” (далее – Закон № 54-ФЗ). Организации и предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих БСО. Обязательными реквизитами таких бланков являются, в частности, место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица, шестизначный номер и серия документа, идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ, и т. д. Бланк документа может быть изготовлен типографским способом либо сформирован с использованием автоматизированных систем. Стандартная офисная техника для изготовления БСО не подходит.

Приходный кассовый ордер (ф. № КО-1) не является документом, оформленным на БСО, приравненным к кассовым чекам. На это указывают в своих решениях суды (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.11.2010 по делу № А27-10427/2010, постановление ФАС Дальневосточного округа от 07.07.2010 № Ф03-4514/2010 по делу № А73-77/2010, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 06.06.2007 по делу № А31-8889/2006-7). Соответствующие разъяснения даны также в письме УФНС России по г. Москве от 07.05.2007 № 22-12/042067.

Приходный кассовый ордер, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, является первичным документом бухгалтерского учета и не содержит обязательных реквизитов БСО, в частности, шестизначного номера и серии.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации можно говорить о том, что гостиницей допущено нарушение, выразившееся в неприменении ККТ в установленных федеральными законами случаях. Административная ответственность за него предусмотрена ст. 14.5 КоАП РФ.

В то же время суды приходят к выводу, что подтвердить оплату услуг можно и другими документами, в т. ч. квитанцией к приходному кассовому ордеру, оформленной в установленном порядке. Имеющиеся в приходном кассовом ордере реквизиты позволяют определить лицо, оказавшее услугу, вид и стоимость услуги, лицо, которому она была оказана, дату оказания услуги.

Обязанность выдачи кассового чека при получении оплаты услуг возлагается на лицо, оказывающее услугу и принимающее плату. Если гостиница по каким-либо причинам не выдала соответствующие чеки, суды обоснованно полагают, что данное обстоятельство не является препятствием для учета понесенных организацией расходов, подтвержденных иными доказательствами (постановление ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09 по делу № А40-2222/09-143-9, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 29.07.2008 № Ф08-4212/2008 по делу № А32-6455/2006-60/161).

В одном из дел судьи в качестве доказательства понесенных расходов приняли во внимание даже письмо гостиницы с подтверждением действительного проживания, получения оплаты от сотрудников организации с расшифровкой по счетам, датам, фамилиям, а также того, что кассовые чеки и приходные ордера не выдавались.

В письме Минфина России от 08.08.2005 № 03-05-01-04/261, разъясняющем вопросы налогообложения НДФЛ, также высказано мнение, что счет гостиницы и приходный кассовый ордер на оплату проживания могут быть отнесены к документам, подтверждающим расходы работника по найму жилья при нахождении в командировке.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Таким образом, учреждение может принять к оплате представленные документы при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством.

Считаем также целесообразным сделать запрос в гостиницу, чтобы получить письменное подтверждение факта оплаты от сотрудника учреждения, а также того, что чек ККТ или БСО ему не выдавался.

Отвечали эксперты Электронной системы кадровика и
Экспертно-консультационной системыГосфинансы

Популярное:

  • Отсрочка и рассрочка платежа это Рассрочка и отсрочка платежа: в чем разница? С точки зрения законодательства и рассрочка, и отсрочка платежа являются разновидностью коммерческого кредита. В свою очередь коммерческий кредит - это кредит, предоставляемый в товарной форме продавцами покупателям, целью которого является […]
  • Аттестация юрист беларусь Новые правила в сфере юруслуг и многое другое. 1. Новые Правила осуществления деятельности по оказанию юридических услуг, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.01.2016 № 12 (далее – Правила № 12), принятые взамен утративших силу с 01.03.2016 Правил с […]
  • Ст 2431 ук рф комментарий Нарушение требований сохранения или использования объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, включенных в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, либо […]
  • Если украли андроид как его можно найти Как найти потерянный или украденный телефон на Android В статье описаны три способа, как найти или обнаружить своё утерянное или украденное Android устройство. Все они бесплатны и осуществляются стандартными функциями Android и Google. Оставили смартфон в ресторане? Или, может быть, […]
  • Могу ли я использовать материнский капитал чтобы достроить дом Строительство дома по материнскому капиталу Материнский капитал на строительство дома как форма государственной поддержки российских семей, воспитывающих детей может использоваться для улучшения жилищных условий предусмотренными законом способами. Средства могут быть направлены на […]
  • Трудовой кодекс рк глава 24 ТРУДОВОЙ КОДЕКС РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН (главы 14-40) Глава 16 . Особенности регулирования труда работников, не достигших восемнадцатилетнего возраста (ст. 178-184)Статья 178. Права работников, не достигших восемнадцатилетнего возраста, в сфере труда Глава 17 . Особенности регулирования […]