Как возмещаются командировочные расходы на электронный билет?

ГФС в письме № 5331/М/99-99-13-02-03-14 разъяснила особенности возмещения расходов на командировку, связанных с приобретением электронного проездного билета.

Согласно ст. 121 Кодекса законов о труде работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Основным документом, который регулирует командировки работников органов госвласти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу (далее — Инструкция № 59). При этом остальные предприятия и организации могут использовать Инструкцию № 59 как вспомогательный (справочный) документ.

Пунктом 12 раздела II Инструкции № 59 предусмотрено, что расходы на командировку возмещаются только при наличии оригиналов документов, удостоверяющих стоимость этих расходов, а именно, транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника и т.п.

В случае использования электронного проездного/перевозочного документа на поезд основанием для возмещения расходов на приобретение такого документа является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (в случае перевозки багажа — распечатанный на бумажном носителе перевозочный документ; в случае отдельного заказа услуги — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги).

Согласно Порядку оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на ж/д транспорте (далее — Порядок), посадочный документ — это визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (мобильный телефон, планшет и т. п.), содержащий уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа.

Пунктом 5.6 Порядка предусмотрено, что посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).


Новая платформа от ЛИГА:ЗАКОН: полная правовая картина дня, законодательство, шаблоны договоров, аналитика и многое другое, что необходимо для работы юриста!
Попробовать бесплатно
Купить

Возмещение командировочных расходов закон

Документ : Командировочные нюансы

Практически все субъекты хозяйствования в своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправлять сотрудников в служебные командировки.

Как следует из Инструкции N 59, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Следует отметить, что Инструкция N 59 после внесения последних изменений распространяется только на командировки работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.

Однако определение, приведенное в Инструкции N 59, актуально и для хозрасчетных предприятий. К тому же, и саму Инструкцию N 59 субъекты хозяйствования небюджетной сферы могут использовать в качестве ориентира. Основные нормативные документы, которыми необходимо руководствоваться при осуществлении командировок, — КзоТ Украины (при регулировнаии трудовых отношений) и НК Украины (для целей налогового учета).

Так, ст. 121 «Гарантии и компенсации при служебных командировках» КЗоТ Украины предусмотрено, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:

— суточные за время нахождения в командировке;

— стоимость проезда до места назначения и обратно;

— расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

За командированными работниками в течение всего времени командировки сохраняется место работы (должность).

Работникам, направленным в служебную командировку, оплата труда за выполненную работу производится согласно условиям, определенным трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.

Плательщикам налога на прибыль при возмещении командированным работникам расходов на служебные командировки необходимо руководствоваться НК Украины.

Так, в консультации из Единой базы налоговых знаний (далее — ЕБНЗ) под кодом 110.07.14 «Порядок определения расходов и их состав: командировочные расходы» ГНСУ разъяснила, что сумма и состав командировочных расходов физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с плательщиками налога на прибыль или являющихся членами руководящих органов таких налогоплательщиков, которые учитываются в составе расходов при определении объекта налогообложения, осуществляется в порядке, установленном пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III НК Украины.

Суммы и состав командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, установлены Постановлением N 98. При этом сумма суточных для таких категорий физических лиц не может превышать сумму, установленную абзацем четвертым пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III HK Украины. Во исполнение п. 12 Постановления N 98 Минфин Украины Приказом N 362 внес изменения в Инструкцию N 59, нормы которой являются обязательными для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств. Другие предприятия и организации, по мнению ГНСУ, данный документ могут использовать как вспомогательный (справочный).

При направлении сотрудника в командировку, прежде всего, на предприятии оформляется распоряжение руководителя (приказ) о направлении. Это обязательное условие для начисления суточных и отнесения их в состав расходов (пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III HK Украины). Пример приказа (распоряжения) о командировке приведем на рисунке.

НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) № 23-к
про відрядження

Відрядити економіста ___________________________________________________________________________________________

Іванова Олексія Івановича

(прізвище, ім’я, по-батькові)

(пункт призначення: місто, район, область)

(підприємство, установа, організація)

З 08.08.2012 р. по 09.08.2012 р. на строк 2 календарних дня

з метою виконання умов за договором від 01.08.2012 р. № 25

“07” серпня 2012 р.

Основанием для составления приказа могут служить такие документы, как договор, приглашение на участие в семинаре, конференции, выставке и прочих мероприятиях, тематика которых соответствует деятельности предприятия, других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения. Это может быть любой документ, подтверждающий связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, а также связь между предприятием и принимающей стороной.

Следует отметить, что в командировку может быть отправлен не только работник предприятия, но также и члены руководящих органов субъекта хозяйствования. Это норма закреплена непосредственно в пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III НК Украины.

Что касается командировочных удостоверений, то они, как известно, уже не являются обязательным элементом оформления командировки. Однако предприятию ничто не запрещает их использовать и в настоящее время, а в некоторых случаях оформление командировочных удостоверений все же оправдано.

Например, органы местного самоуправления могут устанавливать туристический сбор при предоставлении услуг по проживанию (п. 10.4 ст. 10 разд. I НК Украины).

Плательщиками данного сбора являются «граждане Украины, иностранцы, а также лица без гражданства, которые прибывают на территорию административно-территориальной единицы, на которой действует решение сельского, поселкового и городского совета об установлении туристического сбора, и получают (потребляют) услуги по временному проживанию (ночевке) с обязательством покинуть место пребывания в отмеченный срок» (пп. 268.2.1 п. 268.2 ст. 268 разд. XII НК Украины).

В той же ст. 268 разд. XII НК Украины содержится условие, согласно которому лица, прибывшие в командировку, не могут быть плательщиками данного сбора. НК Украины не оговаривает, то как лицо должно подтвердить, что оно прибыло в-командировку, а не в личных целях. Вот для того, чтобы доказать свой «командировочный статус», может быть использовано командировочное удостоверение. Также для этих целей полезно иметь при себе и экземпляр приказа о командировке. Причем иногда на практике гостиницы, чтобы подстраховаться, требуют оригинал приказа.

Центральными вопросами в «командировочной» теме является возмещение расходов, понесенных сотрудником в командировке, а также учет таких расходов при определении объекта налогообложения. Рассмотрим подробнее основные виды расходов, связанных с командировками.

Суточные, как следует из пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III НК Украины, — это расходы на питание и финансирование других нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой и не подтвержденные документально.

Размер суточных установлен в пределах до 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года для командировок по Украине, а для командировок за границу — не выше 0,75 размера минимальной заработной платы.

В 2012 году это не более:

— 214,60 грн — по Украине;

— 804,75 грн — за границу. Следовательно, это максимальные суммы, но приказом по предприятию могут быть установлены суточные в меньшем размере или даже разные размеры для отдельных категорий работников, или для мест назначения командировки.

Начисляются суточные за календарные дни, проведенные в командировке. К таким дням относятся также день выезда в командировку (день отправления транспортного средства от места работы) и день приезда из нее (день прибытия транспортного средства к месту работы). Это положение закреплено в п. 8 разд. I Инструкции N 59 и соответствует НК Украины.

Таким образом, если сотрудник, например, выехал 12 августа в 23.50, а приехал из командировки 14 августа в 00.10, то командировка составит 3 дня. Причем если, например, сотрудник отправляется в командировку на самолете, вылет которого 10 августа в 01.30, а аэропорт находится за чертой населенного пункта, и сотрудник добирается туда на пригородном автобусе в течение двух часов, то датой отбытия в командировку будет считаться 9 августа, по времени отправления автобуса.

В этой связи возникает другой вопрос: должен ли работник в случае, если отправление транспортного средства в командировку вечером, а прибытие из командировки утром, выходить в эти дни на работу, и если да, то как эти дни оплачивать?

Данный вопрос полностью находится в компетенции руководителя предприятия и может быть оговорен либо во внутренних положениях предприятиях, либо в приказе на командировку. Суточные, конечно же, оплачиваются в любом случае. Если же работник в дни отъезда и приезда из командировки находится на рабочем месте, то тогда заработная плата выплачивается в соответствии с отработанным временем при почасовой форме оплаты труда либо согласно выработке при сдельной.

В командировке возникают, конечно же, и другие расходы, превышающие размеры суточных. Возмещение таких расходов происходит только на основании документов, подтверждающих такие расходы. Поскольку нормативное освещение данных вопросов не достаточное при осуществлении возмещения расходов, понесенных в связи с командировкой, целесообразно также пользоваться Инструкцией N 59.

Расходы на проезд

Расходы, без которых не обходится ни одна командировка, — это расходы на проезд. В соответствии с п. 6 разд. II Инструкции N 59 расходы на проезд (в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными вещами в поездах, а также страховых платежей на транспорте.

Работнику возмещаются также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и арендованным транспортом по месту командировки. Инструкция N 59 указывает на то, что расходы на проезд отправленного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещаются в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Указанные расходы не являются излишне потраченными средствами.

Следует отметить, что возмещены могут быть также расходы на проезд в такси; но с разрешения руководителя и, естественно, при наличие подтверждающих документов,

Самым главным условием для возмещения расходоь на проезд является наличие всех необходимых подтверждающих документов и правильное их оформление. С этими моментами необходимо ознакомить сотрудника, направляемого в командировку.

Итак, согласно пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III HK Украины документами, подтверждающими расходы на проезд, являются транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов.

Рассмотрим, какие же документы необходимо предоставить в каждом конкретном случае.

Относительно проезда железнодорожным (кроме пригородного), авиационным и автомобильным транспортом в п. 9.4 ст. 9 Закона об РРО установлена такая норма:

«Регистраторы, расчетных операций и расчетные книжки не применяются при продаже проездных и перевозочных документов с применением бланков строгого учета на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью».

Таким образом, в перечисленных случаях для железнодорожного и авиационного транспорта будет достаточно собственно проездных билетов, а для автомобильного — талона, квитанции, билета.

В случае если на автомобильном транспорте не выдаются талоны, квитанции, билеты с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью, то должны применяться регистраторы расчетных операций или расчетные книжки.

Для пригородного железнодорожного транспорта и водных видов транспорта исключений в применении РРО или РК не предусмотрено, поэтому в дополнение к билетам необходимо предоставить также расчетный документ (кассовый чек, квитанцию и пр.).

Проездные билеты могут приобретаться также с помощью Интернета — электронные билеты. Пакет документов при использовании электронных билетов в Инструкции N 59 расписан только для авиационного транспорта.

Так, согласно абзацу 2 п. 12 разд. II Инструкции N 59 при использовании электронного авиабилета основанием для возмещения расходов на его приобретение является такой пакет документов:

— оригинал расчетного или платежного документа, который подтверждает осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

— распечатка на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

— оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

Относительно электронных билетов на другие виды транспорта, то, как следует из абзаца 1 п. 12 разд. II Инструкции N 59 и пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III HK Украины, к ним также должны прилагаться посадочный талон и документ об уплате.

Что касается электронных билетов на железнодорожный транспорт, то порядок их приобретения и использования прописан в Правилах N 1196.

Согласно п. 2.34 указанных Правил при заказе черес Интернет электронный проездной документ на бланке не печатается, а полученный пассажиром пароль (защитный код), распечатанный на бумаге, подтверждает факт получение средств перевозчиком без распечатки. Пароль (защитный код), формируемый автоматизированной системой бронирования, вводится в соответствующее устройство проводником вагона для подтверждения факта оплаты стоимости проезда.

Однако при обращении пассажира железная дорога обеспечивает распечатку электронного проездного документа на бумажном носителе (бланке). Распечатка проездных документов на бланках установленного образца может осуществляться также автоматами самообслуживания (киосками).

В случае вынужденной задержки в командировке (по уважительной причине) предприятие имеет право компенсировать работнику дополнительные расходы, понесенные им в эти дни, в том числе расходы на проезд, но при условии правильного документального оформления продления командировки (п. 10 разд. II Инструкции N 59).

При использовании автомобиля в командировке возможны нюансы. На случай осуществления командировки на служебном автомобиле в Инструкции N 59 установлен порядок возмещения расходов только при командировках за границу.

Так, в п. 12 разд. III Инструкции N 59 сказано, что в случае командировки за границу на служебном автомобиле затраты на горюче-смазочные материалы возмещаются с учетом установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.

Относительно же возмещения расходов, связанных с использованием служебного автомобиля в командировке по Украине, в Инструкции № 59 соответствующих положений нет.

Таким образом, эти расходы не компенсируются как связанные с командировкой. Однако поскольку это прямые затраты предприятия на ведение хозяйственной деятельности, то они должны оплачиваться как хозяйственные нужды (то есть могут выдаваться в составе аванса на командировку).

Еще сложнее дело обстоит с командировкой на собственном автомобиле, ведь расходы, связанные с использованием собственного автомобиля в командировке, предприятие не сможет ни компенсировать, ни включить в расходы при определении налогооблагаемой прибыли.

В консультации из ЕБНЗ под кодом 110.07.14 разъяснено, что, если работник предприятия использует в командировке собственный автомобиль, на использование которого не заключен договор аренды для потребностей предприятия и данный автомобиль не учитывается на балансе такого предприятия, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов не учитываются в составе расходов при определении объекта налогообложения.

Надо полагать, что позиция ГНСУ и относительно остальных расходов, связанных с использованием собственного автомобиля в командировке, аналогична. Оптимальным вариантом в данном случае будет заключение договора аренды автомобиля с работником.

Расходы на проживание

Согласно пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III HK Украины оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви, белья и т. п.), а также на найм других жилых помещений необходимс подтверждать счетами, полученными в гостиницах (мотелях) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физических лиц, в том числе бронирование мест в местах проживания.

В п. 5 разд. II Инструкции N 59 содержится норма, согласно которой предприятие при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает в пределах граничных сумм расходов на наем жилого помещения, утвержденных Постановлением N 98, расходы командированным работникам на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и других расходов.

Командированному работнику возмещаются также расходы на бытовые услуги, которые включенные в счета на оплату стоимости проживания в местах проживания (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья), но не более 10 % сумм суточных расходов за все дни проживания.

Расходы на питание, стоимость которого включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы, оплачиваются командированным работником за счет суточных расходов.

Работнику, командированному в пределах Украины, возмещается плата за бронирование места в гостинице (мотеле) в размере не более 50 % от стоимости такого места за одни сутки согласно поданным подтверждающим документам в оригинале.

Несмотря на установление прямых ограничений, все же можно сказать, что они не касаются предприятий небюджетной сферы, для которых Инструкция N 59 носит только рекомендательный характер. В пользу такого вывода говорит и то, что в НЕ Украины таких ограничений нет. Также следует воспользоваться консультацией ГНСУ из ЕБНЗ под кодом 110.07.14, в которой указано, что если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), других жилых помещениях или в проездные документы включена стоимость питания, то налогоплательщики, которые не содержатся (не финансируются) за счет бюджетных средств, имеют право включить в состав расходов стоимость услуг по проживанию и проезду с учетом стоимости услуг на питание при условии документального подтверждения указанных расходов. При этом уменьшение суточных расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль в составе расходов, на стоимость питания, включенную в счет на проживание, НК Украины не предусмотрено. На основании этого разъяснения можно сделать вывод, что и другие ограничения касаются только предприятий бюджетной сферы.

В заключение отметим, что предприятиям целесообразно разработать внутреннее положение о командировках.

Это поможет разрешить ряд спорных ситуаций, При этом такое положение должно быть разработано в прямом соответствии с пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 разд. III HK Украины и учитывать нормы Инструкция N 59.

Список использованных документов

КЗоТ Украины — Кодекс законов о труде Украины

НК Украины — Налоговый кодекс Украины

Закон о РРО — Закон Украины от 06.07.1995 г. N 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» в редакции от 01.06.2000 г. N 1776-III

Постановление N 98 — Постановление КМУ от 02.02.2011 г. N 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств»

Инструкция N 59 — Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. N 59 (в редакции от 17.03.2011 г. N 362)

Правила N 1196 — Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Министерства транспорта и связи Украины от 27.12.2006 г. N 1196

Приказ N 362 — Приказ Минфина Украины от 17.03.2011 г. N 362 «О внесении изменений в Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу»

«Экспресс анализ законодательных и нормативных актов», № 36 (870),
3 сентября 2012 г.
Подписной индекс 40783

Командировочные расходы

Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилья в порядке и размерах, установленных законодательством.

Однако на сегодняшний день законодательством установлены требования и нормы исключительно для командировок работников предприятий и организаций, частично или полностью финансируемых за счет бюджетных средств, а именно:

Небюджетные предприятия порядок и нормы для служебных командировок устанавливают самостоятельно в коллективном договоре или в отдельных документах. Это может быть утвержденное приказом руководителя Положение о командировках, разработанное согласно специфике предприятия. Главное, чтобы данный документ не нарушал требований законодательства, в частности КЗоТ (см. тему Требования к оформлению служебных командировок).

При этом необходимо учитывать требования п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, который определяет максимальные размеры суточных расходов для командировок (0,1 размера минимальной заработной платы для командировок по Украине и 80 евро — за границу) и указывает на необходимость документального подтверждения служебной командировки.

Выплата суточных в большем размере и возмещение командировочных расходов без документального подтверждения влекут за собой признание этих сумм дополнительным благом с соответствующим обложением налогом на доходы физических лиц (с применением повышающего коэффициента) и военным сбором (см. ИНК от 17.05.2017 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и письмо ГФС от 30.08.2016 г. № 15006/5/99-99-13-02-03-16).

Если налоговый агент принимает решение относительно осуществления начисления и уплаты налога на доходы физических лиц (военного сбора) за счет собственных средств, то сумма денежных средств в размере не удержанного налога (сбора) является доходом в виде дополнительного блага и облагается налогом на доходы физических лиц (военным сбором) на общих основаниях. То есть выплачивать налог с доходов физических лиц (военный сбор) за счет средств предприятия нецелесообразно, так как сумма уплаченного налога (военного сбора) трансформируется в дополнительное благо и, соответственно, опять подлежит обложению налогом и сбором (см. письмо ГФС от 03.11.2016 г. № 23653/6/99-99-13-02-03-15).

Сумма такого дохода (дополнительного блага) отражается в налоговом расчете по форме 1ДФ под признаком дохода «126». Напомним, что под признаком дохода «118» отражается излишне израсходованная сумма денежных средств, полученная налогоплательщиком под отчет и не возвращенная в установленный срок (см. также письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 13.10.2016 г. № 22230/10/26-15-13-01-12 и тему Доходы, полученные в виде подотчетных денежных средств).

Дополнительно отметим, что не считается командировкой направление работника на вахту и разъездной (передвижной) характер работ. В этих случаях работникам выплачиваются не командировочные расходы, а особого вида надбавка, порядок выплаты которой рассмотрен в теме Выплата надбавок за разъездной (передвижной) характер работ и за работу вахтовым методом.

Суточные расходы определяются предприятием самостоятельно и могут быть различными для определенных стран и городов. Как правило, это оформляется отдельным приказом руководителя (см. примерный образец приказа об установлении норм суточных расходов для командировок по территории Украины и за границу).

Причем законодательство не определяет ни минимального, ни максимального предела для суточных расходов небюджетного предприятия, а лишь устанавливает предел, до которого суточные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Так, согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ максимальный размер суточных расходов из расчета за каждый календарный день командировки, который не включается в налогооблагаемый доход командированного лица, составляет:

  • в пределах территории Украины — не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленного на 1 января налогового (отчетного) года, то есть на 2018 год — 372,30 грн. (3 723 грн. х 0,1);
  • для командировок за границу — не более 80 евро по официальному курсу гривни к евро, установленному НБУ.

Сумма суточных определяется по сроку командировки на основании документов, подтверждающих ее фактическое осуществление:

  • в пределах Украины и стран, въезд на территорию которых не нуждается наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
  • в страны, въезд на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, которые подтверждают фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход командированного лица в полном объеме.

Обращаем внимание, что в соответствии с требованиями ст. 12 Закона Украины от 05.11.2009 г. № 1710-VI «О пограничном контроле» отметка о пересечении государственной границы в паспортных документах граждан Украины по умолчанию не проставляется. Для ее проставления необходимо личное обращение гражданина (см. также письмо Администрации Государственной пограничной службы Украины от 16.03.2011 г. № 234/я-1100).

То есть формально работник может прибыть из загранкомандировки без отметок о пересечении границы.

В связи с этим п. 17 раздела III Инструкции № 59 установлено, что при отсутствии первичных или каких-либо других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке, к отчету прилагаются:

  • заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или заменяющего его документа с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии);
  • или справка Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины (в которой указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

То есть при необходимости (при отсутствии отметок о пересечении границы) можно взять справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины, и это будет подтверждением пребывания работника в загранкомандировке для выплаты суточных расходов.

Возможность получения такой справки следует учитывать и небюджетным предприятиям в Положении о командировках.

То есть НКУ устанавливает ограничения относительно суммы суточных и требует подтверждения факта командировки.

При этом предприятия приказом могут установить размер суточных, превышающий установленное ограничение. Разница будет подлежать налогообложению как дополнительное благо, о чем работник должен быть оповещен заранее. При отсутствии соответствующих документов дополнительным благом будет признана вся сумма суточных расходов.

Например, приказом установлен размер суточных расходов по Украине 400 грн. Работник был в командировке 4 дня. Фактически суточные расходы, выплаченные ему, составляют 1 600 грн. (400 грн. х 4 дн.), из них не подлежат налогообложению только 1 489,20 грн. (372,30 грн. х 4 дн.). Разница — 110,80 грн. (1 600 — 1 489,20) признается дополнительным благом и подлежит соответствующему обложению налогом на доходы физических лиц и военным сбором. Если же при этом нет никаких документов, подтверждающих, что работник действительно был в командировке (ни отметки о пересечении государственной границы, ни проездных билетов, ни гостиничных счетов, ни каких-либо отметок о выполнении задания), то дополнительным благом будет признана вся сумма выплаченных суточных в размере 1 600 грн.

Относительно минимального размера суточных необходимо отметить письмо от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28, в котором Минсоцполитики сообщает, что размер суточных не может быть ниже 30 грн. в день, как это установлено Постановлением № 98.

И хотя небюджетные предприятия имеют право не руководствоваться этим документом, ст. 121 КЗоТ гарантирует работникам выплату суточных расходов, поэтому не выплачивать работникам суточные при командировках предприятие не имеет права. В противном случае это будет нарушением трудового законодательства (см. также тему Ответственность за нарушение законодательства о труде).

Дополнительно отметим, что оговорка относительно уменьшения суточных расходов в случае включения питания в стоимость проживания в гостинице не является обязательной. Если она отсутствует в Положении о командировках небюджетного предприятия, то суточные выплачиваются в полном размере, невзирая на то, что в гостиничный счет включено питание. На это также обращал внимание главный налоговый орган в письме от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415.

Расходы на проезд

Законодательство не ограничивает вид транспорта, которым командированное лицо добирается до места командировки и обратно, а также перемещается по месту командировки. То есть предприятие может компенсировать командированному лицу любые расходы на проезд по собственному усмотрению, в пределах требований утвержденных на предприятии правил о командировках.

При этом п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ устанавливает ряд требований к этому виду расходов, невыполнение которых влечет за собой признание выплаченной работнику компенсации на проезд дополнительным благом с соответствующим налогообложением.

Так, согласно данной норме не считаются дополнительным благом расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте) при наличии документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки соответствующим видом транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе для чартерных рейсов.

Транспортный билет должен соответствовать утвержденной форме.

Фамилия работника, указанная в проездном билете, должна совпадать с фамилией работника, направленного в командировку согласно приказу о командировке. На это обращает внимание Минфин в письме от 21.10.2013 г. № 31-07230-16-10/30556, не уточняя, о каких формах идет речь, поскольку не все формы транспортных билетов содержат реквизит, в котором указывается фамилия лица.

Даты, указанные в проездных билетах, должны совпадать с датами, указанными в приказе о командировке. Однако на практике бывают случаи, когда работник возвращается из командировки раньше или позже срока, уведомив об этом руководителя. Изменение срока командировки следует должным образом оформить, издав соответствующий приказ на основании докладной записки командированного лица, в которой описаны причины задержки.

ГФС в ИНК от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК признает, что не считается дополнительным благом сумма возмещения стоимости билетов на проезд (если это согласовано с работодателем), если даты на транспортных билетах не совпадают с датами, определенными в приказе о направлении работника в командировку.

Однако на практике бывают ситуации, когда работник направляется в командировку из отпуска. В этом случае ГФС настаивает на признании сумм возмещения стоимости транспортного билета дополнительным благом. То есть если работник отбыл в командировку не с основного места работы, а с места отдыха, что подтверждается транспортным билетом, который приобретен за счет предприятия, то стоимость этого билета признается дополнительным благом и подлежит соответствующему налогообложению (см. ИНК от 31.01.2018 г. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Аналогично происходит, если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки (согласно приказу о командировке) в связи с его задержкой на несколько рабочих дней, что оформлено как отпуск. В этом случае сумма возмещенных расходов на проезд с места отдыха также признается дополнительным благом (см. ИНК от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК).

Помимо транспортных расходов, работник может понести и прочие расходы, связанные, к примеру, с использованием камеры хранения или пользованием услугами комнаты отдыха на вокзале. Правомерность учета таких расходов должна быть отражена в разработанных на предприятии правилах о командировках и подтверждена соответствующими документами.

Проезд железнодорожным транспортом

Механизм учета расчетных операций при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, а также требования к формам бланков проездных и перевозочных документов установлены Порядком, утвержденным приказом Миндоходов и Мининфраструктуры от 30.05.2013 г. № 331/137 (далее — Порядок № 331). То есть форма железнодорожного билета должна соответствовать требованиям данного документа.

Кроме этого, при приобретении электронного билета необходимо учитывать следующее. Согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ в случае приобретения электронных билетов подтверждающими документами являются посадочный талон и документ об оплате.

В п. 1.4 Порядка № 331 приведена следующая терминология:

  • электронный проездной (перевозочный) документ — это электронный документ, сформированный в соответствии с Законом Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» при помощи программно-аппаратного комплекса по оформлению/возврату электронных проездных (перевозочных) документов для обеспечения пассажирских перевозок, который является договором на перевозку пассажира (багажа);
  • посадочный документ — это визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и т. п.), которая содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа, информация с которого считывается соответствующим устройством или заносится в соответствующую ведомость по установленной форме;
  • проездной документ — это расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного документа или сформированный в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка № 331 и действующего законодательства, который удостоверяет заключение договора между железной дорогой и пассажиром на проезд и выдается пассажиру после оплаты им стоимости этой услуги.

При этом разделом V Порядка № 331 установлено, что посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).

По мнению главного налогового органа, РРО в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о РРО не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью (см. Базу знаний «ЗІP», подкатегория 109.02).

Таким образом, документальным подтверждением расходов на проезд при приобретении электронного билета на железнодорожный транспорт является распечатанный на бумаге посадочный документ, который одновременно является и посадочным талоном, и расчетным документом. То есть в данном случае выполняется условие, предусмотренное п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ (см. письма ГФС от 24.03.2017 г. № 5972/6/99-99-13-02-03-15 и от 15.12.2016 г. № 27169/6/99-99-13-02-03-15, а также ИНК от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК).

Дополнительно отметим ИНК от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, в которой речь идет о том, что согласно п. 2.26 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом от 27.12.2006 г. № 1196, каждый пассажир имеет право занимать одно место согласно приобретенному проездному документу. По желанию пассажира и при наличии свободных мест ему может предоставляться возможность выкупить двухместное купе в вагоне «СВ». При условии следования одного пассажира в отдельном купе проезд оформляется одним проездным документом. Возмещение расходов на проезд по такому билету не является дополнительным благом работника.

Однако, на наш взгляд, небюджетное предприятие правомерность приобретения такого билета командированным лицом должно предусмотреть в Положении о командировках. То есть командированные работники обязаны знать, билеты каких категорий они имеют право приобретать за счет предприятия.

Популярное:

  • Статья 59 в военкомате Статья 59 (Расписание Болезней 2012) Болезни печени, желчевыводящих путей, поджелудочной железы Пояснения к статье 59 расписания болезней. К пункту «а» относятся: цирроз печени; хронический гепатит с высокой степенью активности (по данным биопсии и (или) 10-кратного и более […]
  • Федеральный закон о банках и банковской деятельности pdf О БАНКАХ И БАНКОВСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Транскрипт 1 ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН г. N 216-I О БАНКАХ И БАНКОВСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В настоящий Закон внесены изменения в соответствии с Законом РУз от г. N 357-I, Законом РУз от г. N 485-I, Законом РУз от г. N 772-I, Законом РУз от г. N 832-I, […]
  • Ликвидационная комиссия закрытие ооо Ликвидационная комиссия закрытие ооо К сожалению, во время финансового кризиса все большее количество предприятий вынуждено закрываться. Ликвидация – достаточно хлопотная процедура, сопровождаемая множеством нюансов. В настоящей статье издание БУХГАЛТЕР&ЗАКОН расскажет об организационных […]
  • Сайт натальи комаровой написать письмо ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ ОЗНАКОМЛЕНИЯ ЖЕЛАЮЩИМ ОТПРАВИТЬ ОБРАЩЕНИЕ ПРАВО ГРАЖДАН НА ОБРАЩЕНИЕ Порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями, осуществляющими публично значимые […]
  • П4 ст13 федерального закона о полиции Запросы из полиции: как грамотно выкрутиться Прим.: данная статья была опубликована в журнале "Бухгалтерия" 23.02.2012 г. Произошли важные изменения в законодательстве. Актуальный материал от 11.10.2017 года можно скачать тут . В соответствии с ч. 4 ст. 13 Закона от 07.02.2011 N […]
  • Аванс доверия синоним Синонимы к слову «аванс» (а также близкие по смыслу слова и выражения) Делаем Карту слов лучше вместе Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне […]